Rozliczanie dotacji – aspekty praktyczne

Dofinansowanie, które sięga nawet kilkudziesięciu procent jest bardzo często bezzwrotne, aby jednak tak było – wymagane jest spełnienie określonych zasad. Jeśli nie dostosujemy się do zapisów umowy, wówczas może to pociągnąć za sobą negatywne konsekwencje.

Podpisanie umowy o dofinansowanie

Podstawowym krokiem jest podpisanie umowy o dofinansowanie – jeżeli w wyniku oceny złożony wniosek zostanie zakwalifikowany do objęcia wsparciem, wówczas zostanie zawarta umowa o dofinansowanie. Procedura związana z podpisaniem rozpoczyna się w momencie otrzymania oficjalnego pisma, które potwierdza przyznanie dotacji na realizację projektu. Pismo to zawiera również informację o dokumentach, które należy zgromadzić do czasu podpisania umowy oraz terminie, w którym powinno się dopełnić niezbędnych formalności.

Wykaz dokumentów może się różnić, w zależności od realizowanego projektu i rodzaju reprezentowanego podmiotu. W większości przypadków niezbędnymi dokumentami są:

1. dokumenty rejestrowe przedsiębiorstwa (w tym aktualny wyciąg z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej lub odpis Krajowego Rejestru Sądowego; zaświadczenie o nadaniu NIP i REGON),
2. kopia umowy o prowadzenie rachunku bankowego,
3. aktualne zaświadczenia o niezaleganiu z należnościami publicznymi (np. składkami ZUS, podatkami),
4. dokumenty potwierdzające ustanowienie zabezpieczenia prawidłowej realizacji umowy (np. weksel, gwarancja bankowa, poręczenie).

Umowa o dofinansowanie opisuje również zobowiązania i uprawnienia oraz harmonogram realizacji projektu wraz z jego budżetem. Jej przedmiotem jest realizacja zaproponowanego projektu zgodnie z wnioskiem o dofinansowanie, który jest załącznikiem do umowy. Należy pamiętać, iż wszelkie dodatkowe zmiany w umowie będą wymagały zatwierdzenia przez instytucję udzielającą wsparcia.

Rozliczenie dotacji a kwalifikowalność środków?

Realizując projekt należy pamiętać, że nie każdy poniesiony przez nas wydatek będzie mógł być dofinansowany ze środków unijnych, nawet jeżeli jest on związany z projektem. Poszczególne programy i rodzaje dotacji mają przypisany katalog tzw. kosztów kwalifikowanych. Zapoznanie się z katalogiem pojawia się już na etapie pisania wniosku o dotację. Jedynie wydatki, które znajdują się w tym katalogu będą podlegać dofinansowaniu. Pozostałe koszty muszą zostać poniesione z własnych środków.