Pomimo oczywistych różnic, jakie występują pomiędzy branżami oraz poszczególnymi przedsiębiorstwami, zakupy są niezbędnym elementem dla każdej z firm, bez względu na jej charakter. W jaki sposób zatem je kontrolować?
Mogłoby się wydawać, że proces zakupowy jest oczywisty, może nawet wręcz banalny. Jednak to tylko pozory – zakupy w firmie stanowią istotny element zarządzania, to od niego zależeć mogą: sukces firmy, jakość wyprodukowanych dóbr i oferowanych usług, a finalnie wynik finansowy przedsiębiorstwa. Jest to zbiór kolejno następujących po sobie zadań, który wymaga ciągłej analizy i kontroli.
Funkcje controllingu zakupów
Controlling zakupów jest jednym z rodzajów controllingu, którego obszar jest niezwykle szeroki – ma bezpośredni wpływ na wiele innych obszarów przedsiębiorstwa, jest czaso- i kosztochłonny, ale także stanowi element budowania kapitału i sukcesu firmy.
Controlling zakupów jako element całkowitego controllingu kosztów
Podstawowym zadaniem controllingu zakupów jest bezpośredni wpływ na kształtowanie kosztów firmy – zarówno stałych (których poziom jest niezależny od zmian w rozmiarach działalności, np. dystrybucja i zużycie prądu w zakładzie przez pracowników umysłowych), jak i zmiennych (zależne od zmian w rozmiarze działalności, np. materiały czy też roboczogodzina pracownika produkcyjnego). Kontrola zakupów materiałów dla firmy produkcyjnej stanowi filar budowania prawidłowej ceny zakupu dla jej klienta, tym samym buduje jej konkurencyjność.
Controlling zakupów jako element budowania jakości i efektywności
Kontrola strony zakupowej w firmie ma nie tylko wymiar finansowy. Bardzo ważna jest też kontrola jakości dokonywanych zakupów, szczególnie dla firm produkcyjnych, jako że to właśnie produkty są determinantą warunkującą jakość wyrobu gotowego oraz mają wpływ na efektywność procesu produkcyjnego. Długoletnia współpraca z wiarygodnym dostawcą bardzo często daje gwarancję zachowania jakości zamawianego produktu.
Controlling zakupów jako element procesu zarządzania
W globalnym ujęciu controlling zakupów z pewnością ma pewien udział w całym procesie zarządzania firmą, a obie czynności są ze sobą powiązane. Planując zamówienia, należy mieć na uwadze zarówno ponoszone koszty, warunki handlowe, jak i czas realizacji i sposób dostaw. Niepotraktowanie zakupów w sposób całościowy może poskutkować, w najgorszym wypadku, nawet przestojami w funkcjonowaniu firmy.
Controlling zakupów jako element budowania wyniku finansowego
Jako że firmowe zakupy są bezpośrednio widoczne w kosztach w sprawozdaniu finansowym, warto pamiętać, że nie tylko praca nad zyskiem, ale też rozsądne planowanie zakupów przyniesie oczekiwane skutki. Poprawne wyprowadzenie kont analitycznych, a także comiesięczna analiza rachunku wyników dadzą informację, na jakich kręgach kosztów należy skupić się najbardziej.
Controlling zakupów jako element zarządzania relacjami
Budowanie długookresowych relacji z dostawcami jest procesem czasochłonnym, wymagającym dobrej woli i chęci z obu stron. Oczywiste jest, że najistotniejsza (z punktu widzenia nabywcy) będzie budowa więzi z najważniejszymi dostawcami, wobec czego niezbędne jest wyodrębnienie grup priorytetowych spośród dostawców.
Pozostałe 68% artykułu dostępne jest dla zalogowanych użytkowników serwisu.
Jeśli posiadasz aktywną prenumeratę przejdź do LOGOWANIA. Jeśli nie jesteś jeszcze naszym Czytelnikiem wybierz najkorzystniejszy WARIANT PRENUMERATY.
Zaloguj Zamów prenumeratę Kup dostęp do artykułuMożesz zobaczyć ten artykuł, jak i wiele innych w naszym portalu Controlling 24. Wystarczy, że klikniesz tutaj.
