Coraz częściej w dzisiejszych czasach zdarza się tak, że dane, które potrzebujemy uwzględnić w przygotowywanym przez nas raporcie, są rozproszone, np. pomiędzy różne arkusze w pliku Excela. Wtedy pierwszą czynnością, jaką musimy wykonać, jest połączenie tych danych w jedną całość. Można to oczywiście zrobić ręcznie, wykorzystując skrót klawiszowy Ctrl+C i Ctrl+V, jednak jest to rozwiązanie zupełnie nieefektywne – przy wielu arkuszach zajmuje sporo czasu, a ponadto gdy w którymś z arkuszy coś się zmieni w danych (lub gdy dojdą nowe dane), to trzeba to kopiowanie i wklejanie wykonać ponownie. Aby tego uniknąć, można skorzystać z narzędzia Power Query, dostępnego w Excelu.
W niniejszym artykule skupimy się na wykorzystaniu tego narzędzia do budowy zbiorczego raportu. Nie będziemy szeroko opisywać samego narzędzia i jego zastosowań. Jednak wykonanie takiego raportu nie powinno stanowić problemu zarówno dla osób znających już Power Query, jak i dla tych, którzy jeszcze nie mieli okazji go poznać.
Załóżmy więc, że mamy plik Excela, a w nim 7 arkuszy z danymi z poszczególnych regionów odnośnie do sprzedaży towarów osiągniętej przez poszczególnych handlowców w ciągu jednego miesiąca. Dane dla pierwszego regionu pokazane zostały na Rysunku 1.
W kolejnych arkuszach dane są analogiczne, tzn. mają zachowany układ (takie same nagłówki i ta sama kolejność kolumn), mogą one oczywiście różnić się liczbą wprowadzonych wierszy z danymi. Raport zbiorczy możemy zrobić w tym samym pliku w nowym arkuszu, jak również w nowym pliku Excela. W tym artykule omówimy pierwszą opcję.
Ważne jest to, aby przed rozpoczęciem korzystania z Power Query zapisać nasz plik z danymi, ponieważ Power Query będzie pobierać dane z ostatniej zapisanej wersji pliku.
Power Query jest narzędziem, które służy do szeroko pojętego pobierania i przekształcania danych. Aby móc z nim pracować, trzeba załadować do niego dane. W naszym przypadku w pliku z danymi wybieramy na wstążce na karcie „Dane” narzędzie „Pobierz dane”, następnie opcję „Z pliku”, a potem „Ze skoroszytu” (opcja ta została pokazana na Rysunku 2).
Pojawi nam się okno, w którym musimy wybrać interesujący nas plik z danymi (jest to w naszym przypadku ten sam plik, w którym pracujemy). Po wyborze klikamy opcję „Importuj”. Pojawi nam się wtedy bardzo ważne okno – okno Nawigatora. Jest to okno, w którym musimy zdecydować, co dokładnie ze wskazanego pliku chcemy pobrać. Jeśli z lewej strony tego okna wskażemy jeden konkretny arkusz, to pobierzemy dane tylko z tego jednego konkretnego arkusza. Jeśli jednak chcemy pobrać dane ze wszystkich arkuszy i utworzyć z nich raport zbiorczy, to musimy w lewej części tego okna zaznaczyć nazwę pliku z żółtą ikoną folderu (zostało to pokazane na Rysunku 3).
Po zaznaczeniu tej opcji w prawym dolnym rogu okna wybieramy opcję „Przekształć dane”. Dzięki temu otworzy nam się okno edytora Power Query, widoczne na Rysunku 4.
Centralną część tego okna stanowią dane. W naszym przypadku są to wszystkie arkusze, które Power Query znalazł w naszym pliku. W tym momencie można było odfiltrować arkusze, których jednak nie chcemy uwzględniać w naszym raporcie (co oznacza, że jeśli chcemy przygotować raport zbiorczy ze wszystkich arkuszy poza jednym, to nie trzeba go w żaden sposób usuwać z wyjściowego pliku z danymi, tylko pobieramy dane tak, jak pokazane zostało to powyżej, i w tym momencie odfiltrowujemy ten arkusz, którego nie chcemy uwzględniać).
Pozostałe 64% artykułu dostępne jest dla zalogowanych użytkowników serwisu.
Jeśli posiadasz aktywną prenumeratę przejdź do LOGOWANIA. Jeśli nie jesteś jeszcze naszym Czytelnikiem wybierz najkorzystniejszy WARIANT PRENUMERATY.
Zaloguj Zamów prenumeratę Kup dostęp do artykułuŹródło: Controlling i Rachunkowość Zarządcza nr 06/2025
