Płacimy faktury na czas, by utrzymać dobre relacje z kontrahentami, by zapewnić sobie bezpieczeństwo dostaw lub by po prostu być uczciwym graczem na rynku i nie inicjować zatorów płatniczych. W artykule opiszemy sposoby pomiaru wskaźnika płatności na czas oraz omówimy możliwe powody opóźnień. Wskażemy sposoby i narzędzia stosowane do analizy procesu księgowania i płatności faktur.

Płatności faktur na czas a zatory płatnicze

Gdy pod koniec marca 2020 r. zaczęła się w Polsce niepewność związana z zatorami płatniczymi związanymi z COVID-19, kilka sieci handlowych ogłosiło, że skróci terminy płatności za faktury od swoich dostawców. Taka akcja cieszy, ale u controllerów finansowych pojawia się wątpliwość odnośnie zdolności wykonania nowych założeń. Za teoretycznym skróceniem terminów płatności powinno iść bowiem ich wyegzekwowanie w praktyce. Jak tego dopilnować we własnej organizacji? Jak sprawdzić, czy wywiązujemy się ze swoich zobowiązań na czas? Oczywiście analizując nasze własne dane. Przyjrzyjmy się analitycznym aspektom procesu płatności faktur i skutecznym sposobom jego monitorowania i usprawniania.

Dlaczego monitorować płatności na czas?

Poza wpływem na otoczenie firmy (łańcuch płatności), uniknięciem odsetek karnych czy korzystaniem z rabatów za wczesną płatność jest jeszcze co najmniej kilka powodów, dla których warto monitorować płatności:

  • Relacje z dostawcami. Dotrzymywanie terminów płatności buduje nasz wizerunek u dostawców. Ma to również realne przełożenie na funkcjonowanie naszej firmy. Może się zdarzyć sytuacja, gdy z powodu nieopłaconych faktur dostawca odmówi zaopatrzenia w kluczowy surowiec, co w czasach produkcji just-in-time może mieć katastrofalne skutki.
  • Relacje z pracownikami. Szczególnym typem dostawcy bywa pracownik firmy. Płatności za rozliczenia podróży (zwrot poniesionych kosztów) lub faktury od pracowników na umowach B2B. Takie zobowiązania podlegają płatności jak „zwykłe” faktury i również mogą podlegać analizie terminowości.
  • Kwestie wizerunkowe (ryzyko utraty wiarygodności). Wśród pracowników firmy ABC krąży historia o delegacji firmowej, której odmówiono noclegu w hotelu. Mając rezerwację, udali się późnym wieczorem do recepcji, ale obsługa odmówiła zameldowania. Powodem była nieuregulowana płatność za ostatni pobyt innych osób z firmy. Pracownicy musieli wyłożyć gotówkę lub w środku nocy zacząć szukać innego noclegu. Jak wykazało późniejsze wewnętrzne dochodzenie, faktura utknęła w dziale skanowania dokumentów (wprowadzającym faktury do systemu OCR i workflow).
  • SLA (Service Level Agreement). Gdy księgowaniem i płaceniem faktur w firmie zajmuje się wyspecjalizowana jednostka, tzw. centrum usług wspólnych (CUW, SSC), w umowie z klientem zobowiązujemy się do takiego zarządzania całym procesem, by odpowiedni procent faktur był płacony na czas. Optymalizacja wszystkich etapów procesowania faktur, poza względami kosztowymi, podporządkowana jest wskaźnikowi płatności na czas. Monitorowanie go jest wtedy wręcz naszym podstawowym obowiązkiem.

Pozostałe 84% artykułu dostępne jest dla zalogowanych użytkowników serwisu.

Jeśli posiadasz aktywną prenumeratę przejdź do LOGOWANIA. Jeśli nie jesteś jeszcze naszym Czytelnikiem wybierz najkorzystniejszy WARIANT PRENUMERATY.

Zaloguj Zamów prenumeratę Kup dostęp do artykułu

Możesz zobaczyć ten artykuł, jak i wiele innych w naszym portalu Controlling 24. Wystarczy, że klikniesz tutaj.

Zobacz również

Crowdfunding w biznesie ‑ czy to się udaje?

Crowdfunding w biznesie - czy to się udaje?

Finansowanie społecznościowe kojarzy się przede wszystkim z pozyskiwaniem środków na realizację celów prywatnych. Tymczasem okazuje się, że ta forma finansowania wchodzi również do świata biznesu, a mechanizm crowdfundingu pozwala firmom w skuteczny sposób pozyskiwać duże grupy inwestorów. Wielu inwestorów w ten sposób znajduje perełki inwestycyjne.

Czytaj więcej
Tekst otwarty nr 77/2021

Dla kogo tokenizacja?

Dla kogo tokenizacja?

Tokenizowana na Binance Tesla przechodzi inny proces tokenizacji niż polska spółka chcąca pozyskać 4 miliony złotych. Intencją artykułu jest przedstawienie pełnego obrazu i realiów tokenizacji, które dotyczą głównie małych i średnich firm. Dla kogo jest tokenizacja i jak zrobić to dobrze?

Czytaj więcej

Polecamy

Przejdź do

Partnerzy

Reklama

Polityka cookies

Dalsze aktywne korzystanie z Serwisu (przeglądanie treści, zamknięcie komunikatu, kliknięcie w odnośniki na stronie) bez zmian ustawień prywatności, wyrażasz zgodę na przetwarzanie danych osobowych przez EXPLANATOR oraz partnerów w celu realizacji usług, zgodnie z Polityką prywatności. Możesz określić warunki przechowywania lub dostępu do plików cookies w Twojej przeglądarce.

Usługa Cel użycia Włączone
Pliki cookies niezbędne do funkcjonowania strony Nie możesz wyłączyć tych plików cookies, ponieważ są one niezbędne by strona działała prawidłowo. W ramach tych plików cookies zapisywane są również zdefiniowane przez Ciebie ustawienia cookies. TAK
Pliki cookies analityczne Pliki cookies umożliwiające zbieranie informacji o sposobie korzystania przez użytkownika ze strony internetowej w celu optymalizacji jej funkcjonowania, oraz dostosowania do oczekiwań użytkownika. Informacje zebrane przez te pliki nie identyfikują żadnego konkretnego użytkownika.
Pliki cookies marketingowe Pliki cookies umożliwiające wyświetlanie użytkownikowi treści marketingowych dostosowanych do jego preferencji, oraz kierowanie do niego powiadomień o ofertach marketingowych odpowiadających jego zainteresowaniom, obejmujących informacje dotyczące produktów i usług administratora strony i podmiotów trzecich. Jeśli zdecydujesz się usunąć lub wyłączyć te pliki cookie, reklamy nadal będą wyświetlane, ale mogą one nie być odpowiednie dla Ciebie.