Płacimy faktury na czas, by utrzymać dobre relacje z kontrahentami, by zapewnić sobie bezpieczeństwo dostaw lub by po prostu być uczciwym graczem na rynku i nie inicjować zatorów płatniczych. W artykule opiszemy sposoby pomiaru wskaźnika płatności na czas oraz omówimy możliwe powody opóźnień. Wskażemy sposoby i narzędzia stosowane do analizy procesu księgowania i płatności faktur.

Gdy pod koniec marca 2020 r. zaczęła się w Polsce niepewność związana z zatorami płatniczymi związanymi z COVID-19, kilka sieci handlowych ogłosiło, że skróci terminy płatności za faktury od swoich dostawców. Taka akcja cieszy, ale u controllerów finansowych pojawia się wątpliwość odnośnie zdolności wykonania nowych założeń. Za teoretycznym skróceniem terminów płatności powinno iść bowiem ich wyegzekwowanie w praktyce. Jak tego dopilnować we własnej organizacji? Jak sprawdzić, czy wywiązujemy się ze swoich zobowiązań na czas? Oczywiście analizując nasze własne dane. Przyjrzyjmy się analitycznym aspektom procesu płatności faktur i skutecznym sposobom jego monitorowania i usprawniania.

Dlaczego monitorować płatności na czas?

Poza wpływem na otoczenie firmy (łańcuch płatności), uniknięciem odsetek karnych czy korzystaniem z rabatów za wczesną płatność jest jeszcze co najmniej kilka powodów, dla których warto monitorować płatności:

  • Relacje z dostawcami. Dotrzymywanie terminów płatności buduje nasz wizerunek u dostawców. Ma to również realne przełożenie na funkcjonowanie naszej firmy. Może się zdarzyć sytuacja, gdy z powodu nieopłaconych faktur dostawca odmówi zaopatrzenia w kluczowy surowiec, co w czasach produkcji just-in-time może mieć katastrofalne skutki.
  • Relacje z pracownikami. Szczególnym typem dostawcy bywa pracownik firmy. Płatności za rozliczenia podróży (zwrot poniesionych kosztów) lub faktury od pracowników na umowach B2B. Takie zobowiązania podlegają płatności jak „zwykłe” faktury i również mogą podlegać analizie terminowości.
  • Kwestie wizerunkowe (ryzyko utraty wiarygodności). Wśród pracowników firmy ABC krąży historia o delegacji firmowej, której odmówiono noclegu w hotelu. Mając rezerwację, udali się późnym wieczorem do recepcji, ale obsługa odmówiła zameldowania. Powodem była nieuregulowana płatność za ostatni pobyt innych osób z firmy. Pracownicy musieli wyłożyć gotówkę lub w środku nocy zacząć szukać innego noclegu. Jak wykazało późniejsze wewnętrzne dochodzenie, faktura utknęła w dziale skanowania dokumentów (wprowadzającym faktury do systemu OCR i workflow).
  • SLA (Service Level Agreement). Gdy księgowaniem i płaceniem faktur w firmie zajmuje się wyspecjalizowana jednostka, tzw. centrum usług wspólnych (CUW, SSC), w umowie z klientem zobowiązujemy się do takiego zarządzania całym procesem, by odpowiedni procent faktur był płacony na czas. Optymalizacja wszystkich etapów procesowania faktur, poza względami kosztowymi, podporządkowana jest wskaźnikowi płatności na czas. Monitorowanie go jest wtedy wręcz naszym podstawowym obowiązkiem.

Pozostałe 84% artykułu dostępne jest dla zalogowanych użytkowników serwisu.

Jeśli posiadasz aktywną prenumeratę przejdź do LOGOWANIA. Jeśli nie jesteś jeszcze naszym Czytelnikiem wybierz najkorzystniejszy WARIANT PRENUMERATY.

Zaloguj Zamów prenumeratę Kup dostęp do artykułu

Zobacz również

MS Excel w planowaniu płynności finansowej (cz. 1)

MC_71_66.jpg

W czasie kryzysu spowodowanego globalną pandemią wiele firm za najważniejszą informację dotyczącą bieżącej działalności uznaje analizę płynności. Dla analityków i kontrolerów to wyzwanie, aby tego typu dane były prezentowane interesariuszom nie tylko dokładnie, ale też szybko.

Czytaj więcej

Inteligentniejsze planowanie – czyli jak narzędzia BI wspierają zarządzanie płynnością finansową?

MC_71_10.jpg

Planowanie i analiza finansowa pozwalają podejmować decyzje podparte wnioskami płynącymi z wiedzy z zakresu BI (Business Intelligence) oraz usprawniać zarządzanie wydajnością przedsiębiorstwa. Dzięki temu organizacja ma możliwość zostać cenionym partnerem biznesowym i zaufanym doradcą swoich klientów. Nowoczesne rozwiązania dostępne w systemie zintegrowanym SAP pomagają w planowaniu, analizie i raportowaniu wydajności, a przez to także w poprawie wyników firmy.

Czytaj więcej

Podróż do źródła… dostaw – czyli o nowoczesnych narzędziach wspierających zakupy w kryzysie i nie tylko

MC_70_45.jpg

Decyzje strategiczne w obszarze zakupowym podejmowane są przez wyższy szczebel zarządzania. Do wdrożeniowców należy jednak zapewnienie narzędzi niezbędnych do sprawnego realizowania założonych planów. W czasach pandemii koronawirusa sytuacja się komplikuje, dlatego dla działu zakupów ważne jest, aby mieć możliwie jak najprostsze, jak najszybsze i jak najbardziej niezawodne w obsłudze narzędzia poświęcone rozwiązaniom zakupowym. To do wdrożeniowców należy zadanie zaproponowania narzędzi wspierających zakupy, także podczas kryzysów.

Czytaj więcej

Polecamy

Przejdź do

Partnerzy

Reklama