Skuteczne prognozowanie od A do Z

Na pierwszy rzut oka budżet i prognoza mogą wydawać się zbliżonymi narzędziami finansowymi. Oba odnoszą się do planowania przyszłości firmy. Jednakże ich funkcje, poziom elastyczności oraz zastosowania różnią się w sposób zasadniczy:

• Budżetowanie polega na ustaleniu planu finansowego, który ma charakter deklaratywny. Zazwyczaj opracowuje się go raz w roku i traktuje jako zobowiązanie. To statyczna mapa drogowa określająca, co firma chce osiągnąć w danym okresie.
• Prognozowanie jest natomiast dynamicznym procesem analitycznym, który na bieżąco odzwierciedla zmieniające się warunki rynkowe i operacyjne. Celem prognozy jest przewidywanie tego, co się wydarzy, nie zaś tworzenie zobowiązania.

Zależność między budżetem a prognozą najlepiej oddaje metafora statku: budżet to kurs, który kapitan wyznacza na początku rejsu, natomiast prognoza to radar, który pokazuje przeszkody i zmiany w trakcie wyprawy do celu. Ignorując radar, statek może rozbić się o skały – podobnie firma bez aktualizowanej prognozy może podążać za nieaktualnym planem. Liczba prognoz wykonywanych przez przedsiębiorstwa w trakcie roku zależy od potrzeb i kultury organizacyjnej. Najbardziej klasycznym podejściem są prognozy kwartalne, które są równoległe do raportowania np. związanego z informowaniem udziałowców o wynikach.

Dlaczego prognozowanie jest niezbędne w logistyce?

Sektor logistyczny charakteryzuje się dużą zmiennością oraz złożonością procesów operacyjnych. Zmiany w kursach walut, cenach paliw, dostępności środków transportu, regulacjach celnych i przepisach międzynarodowych powodują, że planowanie działań wymaga elastycznego podejścia. Dodatkowo niebagatelny wpływ ma oczywiście koniunktura. Co prawda branża TLS (Transport, Logistyka, Spedycja) to część sektora usługowego, ale bardzo mocno połączonego z samą produkcją. Nazywana jest często krwioobiegiem gospodarki, ponieważ odgrywa fundamentalną rolę w jej codziennym funkcjonowaniu. To właśnie dzięki niej możliwy jest nieprzerwany przepływ surowców, półproduktów i towarów gotowych pomiędzy producentami, magazynami, punktami sprzedaży i konsumentami. Bez sprawnej logistyki i transportu wiele gałęzi przemysłu nie byłoby w stanie działać – fabryki stanęłyby z braku komponentów, a sklepy nie miałyby towaru na półkach. TLS integruje rynki lokalne i globalne, umożliwiając swobodny handel pomiędzy krajami i kontynentami. Dzięki niej towary wyprodukowane w jednym zakątku świata mogą trafić do odbiorcy w zupełnie innym miejscu, co sprzyja rozwojowi handlu międzynarodowego i globalizacji gospodarki. Branża ta wspiera praktycznie każdy sektor – od rolnictwa, przez przemysł, aż po usługi i e-commerce. Przykładowo, produkcja żywności wymaga transportu na każdym etapie: od przewozu surowców, przez dostarczenie produktów do przetwórni, aż po finalną dystrybucję do sklepów.

Dlatego TLS jest bardzo interesujący, ale też niezrozumiały ze względów kosztowych dla wszystkich uzależnionych od przenoszenia dóbr z punktu A do punktu B, czyli od dostawcy do odbiorcy, od producenta do konsumenta itd.

Prognozowanie pozwala firmom logistycznym:

• ocenić sezonowe fluktuacje popytu,
• zoptymalizować wykorzystanie floty i zasobów ludzkich,
• oszacować marże i ryzyko na poszczególnych trasach,
• zareagować na nieprzewidziane sytuacje (np. zakłócenia w portach, zmiany taryf celnych),
• lepiej negocjować umowy z klientami i podwykonawcami.

Warto zauważyć, że prognozy nie ograniczają się jedynie do wskaźników finansowych. W firmach logistycznych prognozuje się również:

• zapotrzebowanie na trasy i kierunki,
• przepustowość magazynów,
• zapotrzebowanie na załadunki/rozładunki,
• średni czas dostawy (SLA),
• wskaźniki opóźnień i reklamacji.