W jednej z sieci handlowych, która posiada w Polsce kilkaset sklepów, zatrudnionych jest pięciu specjalistów wyłącznie do szkolenia księgowych w poszczególnych punktach, zwłaszcza tych nowo otwieranych. W przypadku poprawnego wyoutsourcowania księgowości w jedno miejsce nakłady na te pięć etatów byłyby zbędne, podobnie jak na ciągłe uczenie kolejnych osób obsługi specjalistycznego programu.
Jedną z kluczowych korzyści finansowych wynikających z outsourcingu jest redukcja kosztów związanych z wynagrodzeniami dla pracowników, których po prostu nie trzeba zatrudniać. Nie trzeba też ich zwalniać, bo niejednokrotnie outsourcerzy, przejmując daną funkcję biznesową, przejmują z nią zespół pierwotnie obsługujący określone procesy. Zapewnia to outsourcerowi m.in. dostęp do wiedzy na temat specyfiki danego biznesu oraz tzw. wiedzy historycznej. Jest to zatem korzystne dla obu stron.
Automatyzacja i skala biznesu
Obsługa księgowa i księgowo-płacowa podmiotu prowadzącego pełną księgowość i zatrudniającego ok. 30-40 pracowników, przy liczbie dokumentów księgowych około 1000, wymaga średnio półtora etatu. W przypadku profesjonalnego outsourcera – znacznie mniej. A wszystko dzięki automatyzacji, którą wprowadza się przy dużej skali działalności (np. rozliczeń ze spółką matką). Może ona obejmować 70-80% wszystkich księgowań. To oznacza odpowiednio mniej pracy, a więc i redukcję kosztów prowadzenia księgowości o ok. 70-80%. Przy znacznej skali działalności nakłady poniesione na samą automatyzację są jednorazowe i relatywnie – dla pojedynczego sklepu – nieznaczne. A mogą być jeszcze niższe, jeśli dostawca rozwiązań outsourcingowych ma już podobne doświadczenia z innymi klientami, dla których wdrażał tego typu mechanizmy. Sprawdzony sposób automatyzacji można bowiem wykorzystywać w kolejnych placówkach czy innych przedsiębiorstwach.
Progowa skala działalności, od której opłacalna jest automatyzacja procesów księgowych, nie zależy od liczby jednostek organizacyjnych zleceniodawcy, ale od liczby operacji księgowych (przyjmuje się minimum 300-500) oraz ich charakteru. Im bardziej jednorodne, im ich więcej oraz im bardziej standardowe regulacje prawne obowiązują firmę, tym są łatwiejsze do zautomatyzowania. Jeśli jednak firma nie ma stałych dostawców ani odbiorców i jeszcze dodatkowo np. jej sprzedaż ma różny charakter (wymaga odrębnych rozwiązań, choćby podatkowych), automatyzacja staje się trudniejsza do przeprowadzenia i mniej opłacalna.
Pozostałe 84% artykułu dostępne jest dla zalogowanych użytkowników serwisu.
Jeśli posiadasz aktywną prenumeratę przejdź do LOGOWANIA. Jeśli nie jesteś jeszcze naszym Czytelnikiem wybierz najkorzystniejszy WARIANT PRENUMERATY.
Zaloguj Zamów prenumeratę Kup dostęp do artykułuMożesz zobaczyć ten artykuł, jak i wiele innych w naszym portalu Controlling 24. Wystarczy, że klikniesz tutaj.
