Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych – przykład księgowania i naliczania

Podmioty zobligowane do utworzenia zakładowego funduszu świadczeń socjalnych (dalej: ZFŚS) muszą zatrudniać na dzień 1 stycznia danego roku minimum 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty (zmiana obowiązuje od 1 stycznia 2017 r. na mocy ustawy z dnia 16 grudnia 2016 r. o zmianie niektórych ustaw w celu poprawy otoczenia prawnego przedsiębiorców). Pracodawcy zatrudniający co najmniej 20 i mniej niż 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty tworzą ZFŚS na wniosek zakładowej organizacji związkowej. Pracodawcy niespełniający żadnego z powyższych kryteriów mogą dobrowolnie utworzyć Fundusz. Natomiast dla jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych ZFŚS jest obowiązkowy bez względu na liczbę zatrudnionych pracowników i nie mogą one odstąpić od tego obowiązku – co jasno określa art. 3 ust. 1 ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz.U. z 2024 r. poz. 288 ze zm., dalej: ustawa o ZFŚS). Środki pieniężne gromadzone są na odrębnym rachunku bankowym w celu późniejszego ich wykorzystania na wsparcie pracowników jednostki. Pracodawca, który spełnia określone warunki, aby utworzyć fundusz, jest zobligowany do naliczania i odprowadzania odpisu, jak również gospodarowania zgromadzonymi środkami.

Odpis na ZFŚS

U pracodawców spoza sfery budżetowej zasady dotyczące tworzenia ZFŚS oraz wysokości odpisu mogą być kształtowane w układzie zbiorowym pracy albo w regulaminie wynagradzania, zgodnie z art. 4 ustawy o ZFŚS. Przepisy wewnątrzzakładowe mogą też przewidywać, że Fundusz nie będzie tworzony. Odpisy pracodawców należących do sfery budżetowej są natomiast określone wprost w ustawie o ZFŚS.

Podstawę naliczenia odpisu na ZFŚS stanowi przeciętne wynagrodzenie miesięczne w gospodarce narodowej w roku poprzednim lub w drugim półroczu roku poprzedniego, jeżeli przeciętne wynagrodzenie z tego okresu stanowiło kwotę wyższą (art. 5 ust. 2 ustawy o ZFŚS). Wysokość wynagrodzenia ogłasza Prezes GUS w „Monitorze Polskim” nie później niż do 20 lutego każdego roku.

Zgodnie z obwieszczeniem Prezesa GUS z dnia 19 lutego 2026 r. przeciętne wynagrodzenie miesięczne w gospodarce narodowej w 2025 r. wyniosło 7770,04 zł, a w drugim półroczu 2025 r. – 7848,60 zł. Ponieważ kwota z drugiego półrocza jest wyższa, stanowi ona podstawę do naliczenia odpisów na ZFŚS w 2026 r.

Naliczenie odpisu ZFŚS

Naliczenia odpisu na ZFŚS dokonuje się w stosunku do przeciętnej liczby zatrudnionych. Przeciętna planowana w danym roku kalendarzowym liczba osób zatrudnionych u danego pracodawcy obejmuje pracowników zatrudnionych w pełnym i niepełnym wymiarze czasu pracy po przeliczeniu na pełny etat. Przy wyliczaniu przeciętnej liczby zatrudnionych w danym roku kalendarzowym sumuje się przeciętne liczby zatrudnionych w poszczególnych miesiącach i otrzymaną sumę dzieli przez 12 – nawet gdy pracodawca działał w okresie krótszym niż jeden rok.