Polska aktualnie przoduje w Europie pod względem długości czasu, w którym pracodawcy mają obowiązek przechowywać dokumenty pracowników. Patrząc na polskie realia, na początku 2018 r. pracodawców czeka prawdziwa rewolucja. Całkowicie zmieni się wymagany okres przechowywania dokumentów pracowniczych i to oni będą odpowiedzialni za przekazanie dokumentów do ZUS-u.
Dzisiaj pracodawcy mają obowiązek przechowywać dokumenty pracownicze przez 50 lat od zakończenia współpracy. Pracownik natomiast, w momencie osiągnięcia wieku emerytalnego, musi dostarczyć do ZUS-u wszystkie świadectwa pracy, na podstawie których Zakład Ubezpieczeń Społecznych naliczy mu należną emeryturę. Ten wymóg opiera się na poszczególnych zapisach Ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2011 r. Nr 123, poz. 698 z późn. zm.) oraz na Ustawie z 1998 roku o Emeryturach i Rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (Dz. U. z 2016 r., poz. 887). Niestety ustawy nie są doskonałe, dlatego zaplanowano wprowadzenie 1 stycznia 2018 r. nowelizacji przepisów, które zrewolucjonizują obecny stan prawny, a przedsiębiorcy powinni przygotować się na duże zmiany.
Nie masz swoich dokumentów, za to masz problem
Nowelizacje są niezbędne, ponieważ niedopilnowanie należytej archiwizacji dokumentów przez pracodawców może mieć bardzo poważne następstwa. Przekonali się o tym szczególnie ci, którzy przechodzili na emeryturę w ostatnich kilku latach. Firmy, które likwidowały się szczególnie w latach 60. i 70., nie dołożyły należytej staranności w kwestii archiwizacji dokumentów. Niestety, jak się teraz często zdarza, niektórych dokumentów pracowniczych z tych zakładów nie można odnaleźć. To samo tyczy się tych pechowców, którzy pracowali w niezbyt rzetelnych firmach lub takich, które korzystały z usług niesolidnych firm zajmujących się archiwizacją. Wielokrotnie się zdarzało, że dokumenty pracownicze znajdowano w starych szopach, na śmietniskach, zalane i kompletnie zniszczone. Większości z nich nie da się odnaleźć.
Problem jest duży, ponieważ to na podstawie tych dokumentów obliczana jest wysokość przyszłej emerytury. Zagubienie lub zniszczenie powoduje lawinę kłopotów dla każdego byłego zatrudnionego. Obecnie ZUS nakłada na pracownika obowiązek wykazania liczby przepracowanych lat i wysokości zarobków. Po nowelizacji przepisów to pracodawca będzie miał przekazać do ZUS-u dokumenty pracownicze. Oznacza to tyle, że teraz z jeszcze większą starannością należy zadbać o archiwizację dokumentów.
Pozostałe 65% artykułu dostępne jest dla zalogowanych użytkowników serwisu.
Jeśli posiadasz aktywną prenumeratę przejdź do LOGOWANIA. Jeśli nie jesteś jeszcze naszym Czytelnikiem wybierz najkorzystniejszy WARIANT PRENUMERATY.
Zaloguj Zamów prenumeratę Kup dostęp do artykułuMożesz zobaczyć ten artykuł, jak i wiele innych w naszym portalu Controlling 24. Wystarczy, że klikniesz tutaj.
