Coraz częściej impulsem do wdrożenia systemu zarządzania jakością (SZJ) jest potrzeba posiadania certyfikatu, a nie dostrzega się korzyści doskonalenia organizacji oraz podnoszenia w ten sposób jakości wyrobów i usług.

Małe kroki, wielkie zmiany – Kaizen w Hortimex

Duże podmioty narzucają mniejszym obowiązek posiadania wdrożonego i certyfikowanego SZJ. Firmy, aby właściwie odpowiedzieć na te potrzeby, wdrażają skomplikowane i kosztowne systemy. Istnieje jednak rozwiązanie, dzięki któremu doskonalenie może przynieść wymierne korzyści dla firm.Rozwiązaniem, które w Polsce w ostatnim czasie zdobywa coraz większą popularność, jest Kaizen. Po japońsku oznacza ono zmianę na lepsze. Jest to bardziej filozofia niż system zarządzania. Tam, gdzie wdrożony jest Kaizen, panuje atmosfera, w której rozwiązuje się problemy poprzez współdziałanie. Głównym impulsem do zmiany jest eliminacja marnotrawstwa, z japońskiego: muda. Zmiany wdrażane są drobnymi krokami. Jednym z założeń jest wprowadzanie każdego dnia choćby najmniejszego usprawnienia w organizacji. Wprowadzane rozwiązania są zdroworozsądkowe i niskobudżetowe.

Kaizen w Hortimex

Kilka lat temu jeden z pracowników, który miał doświadczenie w pracy w firmie, gdzie funkcjonowało Kaizen, zachwalał stosowane tam rozwiązania.Była to firma produkcyjna i głównie w tym obszarze wdrożone były rozwiązania. Zastanawialiśmy się, na ile może być to interesujące dla takiej firmy jak nasza, która nie ma linii produkcyjnej, a jedynie biura. Pracownik ten zaproponował szefowi Hortimexu odwiedzenie biura pokazowego Kaizen Instytut we Wrocławiu. Przy okazji wizyty gospodarz przeprowadził dla nas prezentację o Kaizen i pokazał nam swoje biuro. To wystarczyło, aby nas przekonać. Zrozumieliśmy, że wdrożenie tej filozofii przyniesie szereg korzyści.

Wdrażanie Kaizen rozpoczęliśmy w 2015 roku. W marcu przeprowadziliśmy szkolenie dla całej załogi z zakresu rozwiązań Kaizen. Wszyscy mieli okazję poznać założenia oraz w formie warsztatowej zrozumieć, o co chodzi. Ćwiczyliśmy, jak zrobić porządki, jak poukładać różne przedmioty, żeby ułatwiać sobie korzystanie z nich i jak przygotować instrukcje (standardy). W kwietniu przystąpiliśmy do przekładania zdobytej wiedzy na praktykę. Rozpoczęliśmy Akcję 5S w całej firmie.

Akcja 5S oparta jest na pięciu krokach, które są w zasadzie istotą Kaizen.

  • 1S to selekcja, czyli oddzielenie rzeczy potrzebnych od niepotrzebnych,
  • 2S to systematyka, czyli ułożenie przedmiotów w takim porządku, aby eliminować marnotrawstwa i ułatwiać codzienną pracę,
  • 3S oznacza sprzątanie,
  • 4S to standaryzacja, czyli wprowadzenie standardów postępowania (instrukcji, opisów, oznaczeń itp.), tak by każdy użytkownik w łatwy sposób mógł zrozumieć zastany porządek,
  • 5S to samodyscyplina, czyli regularne sprawdzanie, czy wprowadzone standardy są konsekwentnie porządkowane.

W dniu rozpoczęcia Akcji 5S wstrzymaliśmy działania operacyjne, a wszyscy pracownicy, łącznie z kierownictwem, zakasali rękawy i zabrali się do pracy. Przystąpiliśmy do realizacji 1S i 2S.

W całym biurze pracownicy w swoich obszarach (działach) rozpoczęli przegląd wszystkich rzeczy – od dokumentów, poprzez czasopisma, oferty, przybory biurowe, do wyposażenia biura i sprzętu. Podzielono wszystko na rzeczy przydatne i nieprzydatne (1S). Przydatne to te potrzebne do bieżącej pracy. Wśród nieprzydatnych znalazły się od dawna nieużywane przez nikogo dokumenty, nieaktualne oferty, czasopisma, książki, z których nikt nie korzystał, zepsute sprzęty, materiały biurowe, które zalegały w biurkach oraz szereg innych. Zostały one usunięte z obszaru firmy. Oczywiście nie zostały zwyczajnie wyrzucone – również je posegregowano. Dokumenty firmowe przekazaliśmy do archiwum zakładowego, nieużywane książki do biblioteki miejskiej, a do działu zakupów materiałów biurowych – odzyskane materiały, o jakości umożliwiającej ich powtórne wykorzystanie. Wśród materiałów tych były koszulki, segregatory, teczki i wiele innych. Dział zakupów materiałów biurowych dzięki temu zyskał spory zapas, oszczędzając jednocześnie dla firmy wydatki na te cele. Pozostałe rzeczy, których nie potrzebowaliśmy, podzieliliśmy na makulaturę, elektrośmieci oraz pozostałe. W ten sposób okazało się, że sporo regałów pozostało pustych i je również usunęliśmy z obszarów. Tak oto pozyskaliśmy sporo przestrzeni biurowej.

Organizacja miejsca dla rzeczy przydatnych, czyli potrzebnych, pozostających w obszarze, była kolejnym krokiem (2S). Przy wyznaczaniu miejsc kierowaliśmy się tym, kto z danych materiałów korzysta, jak często, jaki sposób gromadzenia i systematyki dokumentów przyjąć, aby był jak najbardziej czytelny dla użytkowników oraz aby ułatwiał codzienną pracę. To samo dotyczyło sprzętu i materiałów biurowych.

Bezpośrednio po rozdzieleniu rzeczy zostały dokładnie posprzątane wszystkie regały, kontenery i biurka (3S). W tych czystych przestrzeniach zaczęto umieszczać na nowo dokumentację, foldery, czasopisma, przybory i inne według nowo przyjętych kryteriów.

Podczas selekcji i sprzątania we wszystkich obszarach zawisły arkusze, na których pracownicy na bieżąco zapisywali, co jeszcze należy zrobić. Pod koniec tego wyczerpującego dnia w każdym obszarze określono terminy realizacji wymienionych działań oraz osoby odpowiedzialne. Tym samym powstały konkretne plany działania, które zmierzały do systematyki, a w efekcie do standaryzacji.

Po tych pamiętnych pierwszych porządkach na tak dużą skalę w kolejnych miesiącach pracownicy konsekwentnie wdrażali zaplanowane w kwietniu działania. Dla każdego obszaru powołano gospodarza, czyli osobę, która nadzorowała plan wdrożenia działań oraz później czuwała nad stosowaniem uzgodnionych standardów. Gospodarze stanowili też swoisty zespół dyskutujący nad kolejnymi działaniami w naszej firmie w zakresie Kaizen.

 

Pozostałe 62% artykułu dostępne jest dla zalogowanych użytkowników serwisu.

Jeśli posiadasz aktywną prenumeratę przejdź do LOGOWANIA. Jeśli nie jesteś jeszcze naszym Czytelnikiem wybierz najkorzystniejszy WARIANT PRENUMERATY.

Zaloguj Zamów prenumeratę Kup dostęp do artykułu

Możesz zobaczyć ten artykuł, jak i wiele innych w naszym portalu Controlling 24. Wystarczy, że klikniesz tutaj.

Zobacz również

Raportowanie zrównoważonego rozwoju z wykorzystaniem platformy ENVIZI od IBM. Przegląd możliwości

Raportowanie zrównoważonego rozwoju z wykorzystaniem platformy ENVIZI od IBM. Przegląd możliwości

Raportowanie ESG – temat do tej pory traktowany po macoszemu w wielu organizacjach, zaczyna nabierać tempa i zyskuje na znaczeniu. Z jednej strony to wymóg prawny – na ten moment dla największych graczy, z drugiej wymaganie rynkowe, które pozwala na zachowanie przewagi konkurencyjnej. Jak najlepiej wesprzeć raportowanie ESG w twojej firmie? Wybierając narzędzia, które pozwolą zachować wiarygodność i transparentność danych pochodzących z wiarygodnych źródeł.

Czytaj więcej

Opodatkowanie zysku w spółce osobowej

Opodatkowanie zysku w spółce osobowej

Co do zasady spółki komandytowe uzyskały status podatników podatku dochodowego od osób prawnych z dniem 1 stycznia 2021 r. Innymi słowy – spółka komandytowa przestała być spółką transparentną podatkowo. Wobec tego powstaje pytanie, czy na podstawie art. 30a ust. 1 pkt 4 ustawy o PIT spółka jako płatnik będzie zobowiązana do pobrania zryczałtowanego PIT od przychodów komplementariuszy z tytułu zaliczek wypłacanych w trakcie roku na poczet zysku rocznego w spółce? Jeżeli nie, to czy na podstawie art. 30a ust. 6a ustawy o PIT spółka jako płatnik PIT będzie uprawniona do pomniejszenia zryczałtowanego PIT, pobieranego od przychodów komplementariuszy z tytułu zaliczek wypłacanych w trakcie roku na poczet zysku rocznego spółki, o kwotę odpowiadającą iloczynowi procentowego udziału danego komplementariusza w zysku spółki i sumy zapłaconych przez spółkę w danym roku podatkowym zaliczek na poczet podatku CIT na podstawie art. 30a ust. 6a ustawy o PIT?

Czytaj więcej

Polecamy

Przejdź do

Partnerzy

Reklama

Polityka cookies

Dalsze aktywne korzystanie z Serwisu (przeglądanie treści, zamknięcie komunikatu, kliknięcie w odnośniki na stronie) bez zmian ustawień prywatności, wyrażasz zgodę na przetwarzanie danych osobowych przez EXPLANATOR oraz partnerów w celu realizacji usług, zgodnie z Polityką prywatności. Możesz określić warunki przechowywania lub dostępu do plików cookies w Twojej przeglądarce.

Usługa Cel użycia Włączone
Pliki cookies niezbędne do funkcjonowania strony Nie możesz wyłączyć tych plików cookies, ponieważ są one niezbędne by strona działała prawidłowo. W ramach tych plików cookies zapisywane są również zdefiniowane przez Ciebie ustawienia cookies. TAK
Pliki cookies analityczne Pliki cookies umożliwiające zbieranie informacji o sposobie korzystania przez użytkownika ze strony internetowej w celu optymalizacji jej funkcjonowania, oraz dostosowania do oczekiwań użytkownika. Informacje zebrane przez te pliki nie identyfikują żadnego konkretnego użytkownika.
Pliki cookies marketingowe Pliki cookies umożliwiające wyświetlanie użytkownikowi treści marketingowych dostosowanych do jego preferencji, oraz kierowanie do niego powiadomień o ofertach marketingowych odpowiadających jego zainteresowaniom, obejmujących informacje dotyczące produktów i usług administratora strony i podmiotów trzecich. Jeśli zdecydujesz się usunąć lub wyłączyć te pliki cookie, reklamy nadal będą wyświetlane, ale mogą one nie być odpowiednie dla Ciebie.