Koszty wdrożenia systemu ERP to nie tylko zakup odpowiedniego oprogramowania i dostosowanie infrastruktury informatycznej. W praktyce koszty te stanowią mniejszą część całości wydatków, na które w globalnym rachunku składa się przede wszystkim dostosowanie systemu do konkretnych oczekiwań przedsiębiorstwa, czyli usługi wdrożeniowe. Prawidłowe przygotowanie personelu, sprecyzowanie oczekiwań i selekcja dostawców pozwalają zamknąć wdrożenie w określonym budżecie i czasie.
Projektowy charakter wdrożenia ERP
Wdrożenie ERP, podobnie jak każdy projekt, ma zaplanowany początek i koniec, jest zbiorem powiązanych ze sobą czynności, które angażują określone zasoby, i ma pozwolić osiągnąć określone cele. Realizacja każdego projektu wymaga odpowiednio przygotowanego zespołu, sprecyzowanych oczekiwań wyrażonych analizami i dokumentacją oraz – w tym przypadku – zakupu właściwego oprogramowania i usług wdrożeniowych.
To właśnie te elementy – budowa zespołu, opracowanie analiz wstępnych/przedwdrożeniowych oraz selekcja dostawców – znacząco wpływają na ograniczenie kosztów wdrożenia ERP oraz zdecydowanie skracają czas trwania projektu.
Zespół
Organizacja wdrażająca system klasy ERP musi na czas wdrożenia wyselekcjonować osoby odpowiedzialne za ten proces i uformować zespół projektowy, w którym znajdą się specjaliści ze wszystkich objętych nim obszarów. Osoby takie powinny:
- posiadać przynajmniej ogólną wiedzę na temat rozwiązań klasy ERP,
- rozumieć podstawowe zagadnienia informatyczne,
- być specjalistami w dziedzinie, za którą w trakcie wdrożenia mają odpowiadać (to te osoby będą definiować oczekiwania, komunikować potrzeby dostawcom oraz weryfikować efekty wdrożenia),
- znać potrzeby i cele organizacji oraz oczekiwania stawiane przed przyszłym oprogramowaniem.
Dobrym pomysłem jest zorganizowanie ogólnego szkolenia na temat rozwiązań ERP, które pokaże ich zalety, ale także ograniczenia i zagrożenia wynikające z nieprawidłowego przygotowania do wdrożenia.
Dopuszczalne jest, żeby zespół projektowy różnił się składem od wdrożeniowego. Bardzo często bowiem to zarząd określa strategię i cele oraz definiuje oczekiwania, uczestniczy w wyborze rozwiązania, ale już dobór firmy wdrożeniowej oraz nadzór nad samym procesem pozostawia osobom odpowiedzialnym za prawidłową realizację projektu. Podobnie część osób, które w przyszłości będą pracować we wdrażanym systemie ERP, uczestniczy w definiowaniu oczekiwań, przy czym nie mają one w późniejszych etapach wpływu na wybór rozwiązania, a ich rolą może być dopiero testowanie wdrożonego rozwiązania. Jednak bardzo istotne jest, żeby część osób należała do obu składów i aby oba zespoły składały się z osób mających wpływ na ostateczny kształt systemu ERP, a liczba stałych członków zapewniała sukces wdrożenia.
Co niezwykle ważne, a niestety w bardzo wielu przypadkach niestosowane, należy na czas wdrożenia ograniczyć dotychczasowe obowiązki zaangażowanych w projekt osób. Bardzo często zdarza się, że opóźnienia lub konieczne poprawki powdrożeniowe wynikają z pobieżnego traktowania tego etapu oraz niedostatecznego zaangażowania osób biorących w nim udział.
Sukces i ograniczenie kosztów zależne od zespołu projektowego to również mentalne przygotowanie do zmian nie tylko kadry zarządzającej, ale też przekonanie o słuszności realizacji projektu całego zespołu, który z entuzjazmem będzie potrafił komunikować zachodzące zmiany i promował nowe rozwiązania wszystkim osobom mającym w przyszłości pracować na oprogramowaniu.
Pozostałe 78% artykułu dostępne jest dla zalogowanych użytkowników serwisu.
Jeśli posiadasz aktywną prenumeratę przejdź do LOGOWANIA. Jeśli nie jesteś jeszcze naszym Czytelnikiem wybierz najkorzystniejszy WARIANT PRENUMERATY.
Zaloguj Zamów prenumeratę Kup dostęp do artykułuMożesz zobaczyć ten artykuł, jak i wiele innych w naszym portalu Controlling 24. Wystarczy, że klikniesz tutaj.
