Skuteczne planowanie i kontrola procesów inwestycyjnych

Projekty inwestycyjne są dla wielu firm bardzo ważne, aczasami wręcz kluczowe, ponieważ od ich powodzenia zależy sukces i rozwój firmy. Brak kontroli nad nimi objawia się już na pierwszym etapie realizacji, utrudniając zebranie niezbędnych informacji i sprawne przeprowadzenie procesu akceptacyjnego, a więc uruchomienie inwestycji. Drugim z elementów jest kwestia nadzoru wykonania samej inwestycji.

Już sam ten proces przygotowania wniosku o uruchomienie inwestycji powinien być wsparty rozwiązaniami technologicznymi. To moment, kiedy cała informacja dotycząca projektu inwestycyjnego musi być zebrana w jednym miejscu i w odpowiedni sposób opracowana. W wielu firmach oznacza to konieczność współpracy co najmniej kilku osób z różnych departamentów, których zadanie polega na określeniu brzegowych parametrów i wydaniu opinii na temat zasadności przeprowadzenia inwestycji. Jeżeli procesu tego nie wspiera właściwe narzędzie informatyczne, musimy się liczyć z krążącymi plikami, nieefektywną komunikacją e-mailową i czasem wręcz rozpaczliwymi próbami zebrania wszystkiego w całość w celu wyciągnięcia wniosków.

Kolejnym etapem, który wymaga stałego monitorowania postępów, jest realizacja danej inwestycji. Jak trudny to proces przekonało się już wiele firm. Jedną z przyczyn problemów stanowi fakt, że gotowe narzędzia informatyczne, które mogłyby wspierać ten etap prac, po prostu nie istnieją. Jeśli już udaje nam się je znaleźć, to prędzej czy później okazuje się, że logika biznesowa, którą reprezentują, na tyle odbiega od rzeczywistości, że nie są one w stanie nam pomóc albo, co gorsza, poświęcamy nasz czas i pieniądze, próbując te narzędzia optymalizować, aż dochodzimy do punktu, w którym ich dalsze dopasowanie do naszych potrzeb nie jest możliwe.

Z tego powodu wiele firm decyduje się na stworzenie dedykowanego rozwiązania, które będzie w stanie obsłużyć planowane procesy inwestycyjne i staje przed bardzo dużym wyzwaniem. Polega ono przede wszystkim na rozległości procesów inwestycyjnych, która powoduje, że trudno wymienić kompleksowo zestaw wymagań, które miałyby spełniać rozwiązanie informatyczne. Tymczasem, niestety, czasami pominięcie na etapie budowy narzędzia pewnych konkretnych wymagań powoduje, że rozwiązanie po wdrożeniu staje się bezużyteczne.

Problem znika, jeśli mamy do dyspozycji platformę technologiczną pozwalającą na budowę rozwiązania w sposób elastyczny, a więc z podziałem na poszczególne mniejsze części, które można szybko uruchomić, zweryfikować w praktyce i dopiero wtedy połączyć w całość. Taki model wdrożeniowy sprawia, że wprowadzanie zmian i modyfikacji jest przede wszystkim możliwe, ale również nie wymaga dużych nakładów czasu i pieniędzy.

Jedyną pewną jest zmiana

Nieuchronna potrzeba zmian wynika przede wszystkim z tego, że pracownicy, podejmujący pracę nad rozwiązaniem informatycznym, dopiero po chwili zaczynają być świadomi potrzeb swoich oraz firmy i mogą je w odpowiedni sposób wyartykułować. Modyfikacje będą nieodzowne, dlatego że dane zgromadzone wcześniej w luźnych plikach, po zebraniu ich w ramach wdrożonego systemu, dadzą nam zupełnie inny, pełniejszy obraz działania firmy. Być może zobaczymy, że tym, co wcześniej było tylko przeczuciem, dzisiaj faktycznie trzeba się zająć, jakaś konkretna procedura i sposób postępowania muszą zostać zmienione. To zupełnie naturalny proces.

Dlatego, jeżeli nie będziemy mieli możliwości zmiany gotowego rozwiązania informatycznego w taki sposób, żeby dostosowało się ono do naszych zmieniających się potrzeb, to bardzo szybko stanie się ono kagańcem dla procesu inwestycyjnego, zamiast wspierać jego aktywny rozwój i stałe ulepszanie, czyli tak zwany continuous process improvement.

To właśnie powoduje, że dziś wiele firm, myśląc o narzędziach do obsługi krytycznych biznesowo procesów inwestycyjnych, decyduje się na ich budowę z wykorzystaniem platform typu RAD (Rapid Application Development) lub BPM (Business Process Management), bo tylko one są w stanie zagwarantować szybkie wprowadzanie zmian i modyfikowanie wdrożonych rozwiązań.