Jak nakłonić biznes do planowania kosztów i przychodów, jeżeli jest on już mocno obciążony bieżącą pracą? A na koniec – jak sprawnie złączyć przesyłane do nas pliki w jedną całość? Brzmi znajomo...
Gdy wreszcie przychodzi czas spotkania z zarządem, następują nieuniknione cięcia kosztów i wszystkie pliki muszą wrócić do właścicieli biznesowych, aby nanieśli korekty zaplanowanych kwot. Każdy z nas doświadczył takiej sytuacji, doświadczy jej lub przynajmniej o niej słyszał. Jakie są najczęstsze błędy popełniane przez organizacje podczas procesu budżetowania?
1. Niedoszacowanie raportowania
Często zapominane, a przecież najważniejsze pytanie – dlaczego budżetujemy? Po pierwsze: chcemy przewidzieć planowane przychody i od nich uzależnić akceptowalny poziom kosztów. Po drugie: w ciągu roku musimy porównywać, na ile skutecznie planowaliśmy. Czy nie wystąpiły niespodziewane wydarzenia w naszej działalności, istotnie wpływające na planowany wynik finansowy?
W zależności od wielkości i dojrzałości organizacji tworzone są cykliczne raporty porównujące plan i wykonanie. Niestety, w przypadku firm, które nie posiadają wartości planowanych i rzeczywistych w jednym systemie (co jest wspierane przez systemy klasy Business Intelligence i przez część modułów controllingowych), controllerzy skazani są na tworzenie raportów w Excelu. Często pojawia się wówczas dylemat – raportować co miesiąc bardziej ogólne dane czy kwartalnie, tworząc szczegółowe zestawienia? Ostatecznie płaski raport w Excelu i tak staje się dopiero początkiem pytań dyrekcji i zarządu dotyczących kwot wykonania, a ich wyjaśnienie często wymaga odwołania się do pojedynczej faktury, aby wskazać przyczynę odchylenia.
Jak można temu zaradzić? W zależności od potrzeb organizacji i aktualnie wykorzystywanych systemów można zaproponować różne podejścia. Pierwszym z nich jest wdrożenie systemu planistycznego i odejście od wprowadzania danych w plikach Excel. Dzięki temu zyskamy możliwość równoległej pracy wielu użytkowników, automatycznej agregacji danych, tworzenia formatek do wprowadzania wartości i wiele dodatkowych korzyści.
Alternatywą dla wdrażania systemu planistycznego jest zaczytywanie danych z plików Excel do systemów Business Intelligence lub modułów controllingowych. Zakładając, że nasze dane planu i wykonania znajdują się w tej samej bazie, mamy możliwość zestawiania wartości w jednym raporcie. Dobrze skonstruowany raport umożliwi nam porównanie wartości planowanych i rzeczywistych w każdym z dostępnych przekrojów (często nawet wraz z zejściem do poziomu faktury, co uprości wyjaśnianie odchyleń).
Pozostałe 86% artykułu dostępne jest dla zalogowanych użytkowników serwisu.
Jeśli posiadasz aktywną prenumeratę przejdź do LOGOWANIA. Jeśli nie jesteś jeszcze naszym Czytelnikiem wybierz najkorzystniejszy WARIANT PRENUMERATY.
Zaloguj Zamów prenumeratę Kup dostęp do artykułuMożesz zobaczyć ten artykuł, jak i wiele innych w naszym portalu Controlling 24. Wystarczy, że klikniesz tutaj.
