Zmiana jest nieuniknionym, chociaż nie zawsze pożądanym elementem zarządzania projektami. Konieczność jej wdrożenia może wynikać zarówno z dezaktualizacji kluczowych wartości projektu (jego celu, zakresu, kosztu, czasu czy jakości), jak i oddziaływania czynników zewnętrznych, które nie zawsze da się określić na etapie planowania. W różnych metodach zarządzania projektami zmiany traktowane są w odmienny sposób. O ile w podejściu tradycyjnym wszelkie modyfikacje często są „złem koniecznym” generującym niepotrzebne ryzyko, o tyle w metodach zwinnych zmiana jest naturalnym elementem projektu, warunkującym możliwość jego realizacji, tak by spełniał on oczekiwania klienta.

Różnice w podejściu do zmiany w tradycyjnych i zwinnych metodach prowadzenia projektów

Specyfika zmian w projektach

Zmiany w projektach różnią się ze względu na swój charakter. Część z nich może być narzucona z uwagi na zmieniające się cele i warunki realizacji projektu, inne mogą mieć charakter dobrowolny, wynikający z pojawienia się nowych możliwości. Niektóre ze zmian mogą dotyczyć tylko wybranego elementu lub etapu projektu, inne mają wymiar całościowy. Wdrożenie zmian może być motywowane koniecznością zareagowania na trudności, odchylenia i ryzyka, jakie wystąpiły już w projekcie, inne mogą te ryzyka wyprzedzać, zapobiegając ich zmaterializowaniu się.

Tradycyjne versus zwinne podejście do zarządzania projektami

Tradycyjne metodyki zarządzania projektami w dużym uproszczeniu opierają się na podejściu sekwencyjno-kaskadowym. Podstawą wszelkich działań jest z góry ustalony, z założenia niezmienny plan projektu, cały zaś cykl zarządzania opiera się na koordynacji procesów i realizacji założonego planu za pomocą odpowiednich narzędzi projektowych. W takim podejściu zmiana nie jest zjawiskiem pożądanym – może ona zagrażać realizacji celu przedsięwzięcia, biorąc pod uwagę jego zakres, budżet i harmonogram. Zwinne techniki zarządzania projektami opracowano w odpowiedzi na potrzebę realizacji tych przedsięwzięć, które charakteryzowały się dużą niepewnością (m.in. w zakresie koniecznych do realizacji zadań, zasobów, kosztów czy ryzyka). Podstawową ich cechą jest wysoka elastyczność, umożliwiająca radzenie sobie z nagłymi zmianami. Z tego względu część z nich, jak np. Scrum, opiera się na podejściu iteracyjno-przyrostowo-adaptacyjnym. Proces planowania ma charakter otwarty, sam zaś „plan” projektu podlega częstym zmianom adaptacyjnym. Produkt (efekt projektu) powstaje w sposób przyrostowy, a zatem w czasie iteracji (sprintów), które mają ściśle określony przedział czasowy. W Scrum tylko zadania, które mają być realizowane w czasie bieżącego sprintu, powinny być dobrze zdefiniowane, natomiast działania, które będą realizowane w dalszej kolejności, mogą być scharakteryzowane w sposób ogólny (tzw. planowanie w samą porę). Takie podejście daje możliwość lepszego i szybszego reagowania na zmiany.

Metodyki tradycyjne, takie jak PRINCE2, a także te opracowane przez PMI czy IPMA, warto stosować w szczególności do prowadzenia dobrze opisanych projektów, których plany oparte zostały na szczegółowych i stałych danych. Podejście zwinne (Scrum) stosuje się natomiast do projektów innowacyjnych, rozwojowych, gdzie efekt projektu powstaje w sposób etapowy, gdyż niemożliwe jest opracowanie całościowego zakresu, terminów, kosztów czy struktury projektu. W podejściach zwinnych zmiany są czymś nieuniknionym, niezbędnym do zapewnienia odpowiedniej jakości projektu i zadowolenia klienta. Z tego względu na każdym etapie prac projektowych konieczne jest systematyczne monitorowanie zmian (inspekcja) i planowanie takich działań, które na te zmiany będą odpowiadały (adaptacja).

Kiedy wprowadzać zmiany w metodykach tradycyjnych?

Potrzeba zmian w metodykach tradycyjnych identyfikowana jest w czasie bieżącej kontroli prac nad projektem. Modyfikacje mogą wynikać z potrzeby rozszerzenia lub ograniczenia zakresu projektu, aktualizacji kosztu lub budżetu czy też opóźnień pojawiających się w przyjętym na etapie planowania harmonogramie prac. Zarządzanie zmianą polega zatem na monitorowaniu odchyleń, na podstawie których identyfikowana jest potrzeba wprowadzenia nowych wymagań lub wytycznych. Następnie kierownictwo projektu wraz z właścicielem ocenia zasadność wdrożenia modyfikacji, czego skutkiem jest podjęcie decyzji o wdrożeniu lub odrzuceniu zmiany. Wszelkie nowe modyfikacje powinny być opisane pod kątem ich uzasadnienia biznesowego.

Pozostałe 49% artykułu dostępne jest dla zalogowanych użytkowników serwisu.

Jeśli posiadasz aktywną prenumeratę przejdź do LOGOWANIA. Jeśli nie jesteś jeszcze naszym Czytelnikiem wybierz najkorzystniejszy WARIANT PRENUMERATY.

Zaloguj Zamów prenumeratę Kup dostęp do artykułu

Możesz zobaczyć ten artykuł, jak i wiele innych w naszym portalu Controlling 24. Wystarczy, że klikniesz tutaj.

Zobacz również

Strategie cenowe ‑ rodzaje i ich charakterystyka

Strategie cenowe - rodzaje i ich charakterystyka

W obecnych czasach coraz więcej miejsca w codziennej dyskusji poświęca się kosztom oraz sposobom na ich optymalizację. Jednak nie można również zapomnieć o drugiej stronie medalu, która finalnie wpływa na wielkość zysku, czyli o przychodach. One z kolei są uzależnione od właściwej strategii cenowej, która jest jednym z kluczowych elementów planowania strategicznego. Źle dobrana strategia i poziom cen wpływają na wolumen sprzedaży, a zarazem na wysokość przychodów, dlatego warto zapoznać się z rodzajami strategii cenowych i zastanowić się, która z nich jest najlepsza dla danego przedsiębiorstwa i oferowanego produktu.

Czytaj więcej

ABC planowania w warunkach niepewności

ABC planowania w warunkach niepewności

Każdy rodzaj planowania, we wszystkich rodzajach działalności, obarczony jest mniejszym lub większym ryzykiem. Jest ono także permanentnie wpisane we wszystkie procesy decyzyjne i kontrolno-zarządcze. W czasach, kiedy coraz trudniejsza staje się estymacja podstawowych wskaźników, takich jak poziom inflacji czy bazowych stóp NBP, a także cen zakupu paliw lub energii, nawet w stosunku do następnego miesiąca, planowanie strategiczne w roku 2023 wydaje się być ekstremalnym wyzwaniem. Jak się na to przygotować? Co warto wziąć pod uwagę? Kilka istotnych wskazówek wymieniono w dalszej części artykułu.

Czytaj więcej

Polecamy

Przejdź do

Partnerzy

Reklama

Polityka cookies

Dalsze aktywne korzystanie z Serwisu (przeglądanie treści, zamknięcie komunikatu, kliknięcie w odnośniki na stronie) bez zmian ustawień prywatności, wyrażasz zgodę na przetwarzanie danych osobowych przez EXPLANATOR oraz partnerów w celu realizacji usług, zgodnie z Polityką prywatności. Możesz określić warunki przechowywania lub dostępu do plików cookies w Twojej przeglądarce.

Usługa Cel użycia Włączone
Pliki cookies niezbędne do funkcjonowania strony Nie możesz wyłączyć tych plików cookies, ponieważ są one niezbędne by strona działała prawidłowo. W ramach tych plików cookies zapisywane są również zdefiniowane przez Ciebie ustawienia cookies. TAK
Pliki cookies analityczne Pliki cookies umożliwiające zbieranie informacji o sposobie korzystania przez użytkownika ze strony internetowej w celu optymalizacji jej funkcjonowania, oraz dostosowania do oczekiwań użytkownika. Informacje zebrane przez te pliki nie identyfikują żadnego konkretnego użytkownika.
Pliki cookies marketingowe Pliki cookies umożliwiające wyświetlanie użytkownikowi treści marketingowych dostosowanych do jego preferencji, oraz kierowanie do niego powiadomień o ofertach marketingowych odpowiadających jego zainteresowaniom, obejmujących informacje dotyczące produktów i usług administratora strony i podmiotów trzecich. Jeśli zdecydujesz się usunąć lub wyłączyć te pliki cookie, reklamy nadal będą wyświetlane, ale mogą one nie być odpowiednie dla Ciebie.