Proces zakupów – ryzyka i kontrola wewnętrzna

Zarządzanie ryzykiem obejmuje procesy zmierzające do ograniczania lub zneutralizowania wpływu wahań czynników ryzyka na elementy prowadzonej działalności biznesowej. Na system zarządzania ryzykiem składają się następujące komponenty:

• zdefiniowanie celów i zadań w obszarze zarządzania ryzykiem,
• określenie ryzyk gospodarczych dotyczących danej organizacji,
• wypracowanie strategii zarządzania ryzykiem,
• projektowanie i wdrażanie mechanizmów kontroli ryzyka,
• monitorowanie efektywności stosowanych procedur kontroli ryzyka,
• usprawnianie mechanizmów zarządzania ryzykiem.

W każdej firmie występują procesy: sprzedażowe, zakupowe (zakupy operacyjne i inwestycyjne, czyli środki trwałe), zarządzanie zasobami ludzkimi, naliczanie wynagrodzeń, sprawozdawczość finansowa itp. Zadaniem procesów jest wsparcie organizacji w realizacji jej celów biznesowych.

Każdy proces należy opisać, żeby mieć pewność, że jest realizowany w jednolity sposób, jak również identyfikować elementy procesu wymagające usprawnienia. Opis procesu pozwala odpowiedzieć na następujące pytania:

• Jaki jest cel danego procesu oraz pożądany rezultat;
• Gdzie proces się zaczyna i w którym momencie kończy;
• Jakie działania są w ramach niego realizowane i w jakiej kolejności występują;
• Jakie zasoby (sprzęt, materiały, zasoby ludzkie) są potrzebne do realizacji procesu;
• Które działania mogą trwać równolegle, a które mogą wystąpić tylko pod warunkiem zakończenia innego działania;
• Ile czasu zajmuje dane działanie w ramach procesu;
• Jakie są ograniczenia realizacji procesu, tzw. wąskie gardła;
• Jakie dokumenty, dane, inne „produkty” są efektem każdego z działań;
• Jakie są miary osiągnięcia zakładanych celów.

Kontrola wewnętrzna to nic innego, jak celowe działania podejmowane w firmie i ukierunkowane na poprawę zarządzania ryzykiem i zwiększenie prawdopodobieństwa zrealizowania ustalonych celów i zadań firmy. Zadaniem tego systemu jest realizacja celów organizacji oraz zapewnienie bieżącego oraz skutecznego funkcjonowania. Słabe lub nieefektywne kontrole wewnętrzne zawsze prowadzą do wystąpienia niepożądanych zjawisk, nadużyć i tym samym narażają jednostkę na straty. Mechanizmy kontroli służą zatem zapobieganiu, wykrywaniu i naprawianiu nieprawidłowości po rozsądnych kosztach. Koszty wdrożenia kontroli wewnętrznych nie mogą jednak przewyższać korzyści z ich funkcjonowania.

Podstawowe fazy procesu zakupowego

Jednym z bardziej newralgicznych procesów w każdej firmie są procesy zakupowe, gdyż wiążą się z wydatkowaniem firmowych środków pieniężnych. W procesie dokonywania zakupów można wyróżnić cztery zasadnicze fazy:

• Identyfikacja potrzeby skutkująca złożeniem zapotrzebowania;
• Złożenie zamówienia na podstawie zapotrzebowania;
• Odbiór towaru/usługi – potwierdzenie „fizycznej” realizacji;
• Rozliczenie zakupu, czyli dokonanie zapłaty na rzecz dostawcy.