Kontrola zobowiązań handlowych

Poruszając problem zarządzania w obszarze źródeł finansowania, przedsiębiorstwa koncentrują się głównie na zarządzaniu zobowiązaniami będącymi bezpośrednimi źródłami dopływu kapitału (kredyty bankowe, faktoring, leasing itp.). Szczegółowej analizie rzadko podlegają zobowiązania handlowe. Firmy skupiają się przede wszystkim na tym, co generuje wymierny koszt, wyrażony np. w formie oprocentowania. Jednak skuteczne zarządzanie zobowiązaniami handlowymi także może istotnie poprawić rentowność firmy i wynik finansowy.

Korzyści, jakie przedsiębiorstwo może osiągnąć z zaangażowania działu finansowo-księgowego w zarządzanie zobowiązaniami handlowymi, polegają na:

• ograniczeniu opóźnień w płatnościach, skutkującemu mniejszymi płatnościami odsetek, a w konsekwencji poprawą wyniku finansowego,
• poprawie obiegu dokumentów, co korzystnie wpływa na planowanie płynności finansowej oraz racjonalne wykorzystanie zewnętrznych źródeł finansowania,
• wspomaganiu podejmowania decyzji, czy kupić za gotówkę, czy na kredyt bez opustu,
• uzyskiwaniu maksymalnych korzyści z kształtowania optymalnych terminów płatności,
• skuteczniejszym nadzorze nad terminami zapłaty zgodnie z przepisami prawa i ich konsekwencjami,
• pozytywnym wpływie na cykl konwersji gotówki,
• poprawie zdolności przedsiębiorstwa do zaciągania długów,
• regulacji płynności i rentowności przedsiębiorstwa.
• kontroli terminów płatności.

Podstawowym kontrolowanym parametrem jest termin płatności wobec dostawców. Im dłuższy jest ten termin, tym większa korzyść dla kupującego. Dzięki odroczeniu płatności w czasie przedsiębiorstwo może dłużej obracać cudzą gotówką (wówczas zwiększa przychody) lub rzadziej sięgać po rezerwy płynności (w takim przypadku ograniczone zostaną koszty finansowe).

W celu przeprowadzenia szybkich analiz w zakresie terminów płatności warto wykorzystać system informatyczny oraz zalety arkusza kalkulacyjnego. W systemie każda faktura powinna być księgowana na koncie analitycznym odpowiedniego dostawcy. Fakturze trzeba przypisać datę wystawienia i datę płatności. Coraz więcej odbiorców, chcąc wyeliminować niepożądane zachowania dostawców (zbyt późna wysyłka faktur, błędy w przesyłanych fakturach), zastrzega liczenie terminu płatności od daty otrzymania poprawnie wystawionej faktury. W takim przypadku w systemie informatycznym trzeba zdefiniować dodatkowy parametr decydujący o tym, od kiedy rozpoczyna się bieg terminu zapłaty. Mając tak przygotowane dane, można je „wyeksportować” do arkusza kalkulacyjnego. Różnica między datą płatności a datą, od której termin płatności zaczął być naliczany, to okres odroczenia zapłaty w czasie. Ważne jest rozróżnienie daty, od kiedy obowiązuje termin płatności, od daty wystawienia dokumentu. Mogą być one bowiem różne (przykład 1).