Kontrola w firmie – kto i co może skontrolować?

Zasady przeprowadzenia kontroli w firmie

Kontrola u przedsiębiorców jest przeprowadzana na zasadach określonych w ustawie Prawo przedsiębiorców (Dz. U. z 2024 r. poz. 236 ze zm.), w zakresie nieuregulowanym w tej ustawie stosuje się w odniesieniu do kontroli przepisy ustaw szczególnych. Organy kontroli mają obowiązek stosowania przepisów Prawa przedsiębiorców, szczegóły, z których wynikają określone standardy kontrolowania, zostały określone w Rozdziale 5 tej ustawy, a w dalszej kolejności również w przepisach ustaw szczególnych.

Kontrola może się zacząć nie wcześniej niż po upływie 7 dni i nie później niż przed upływem 30 dni od dnia doręczenia zawiadomienia o zamiarze jej wszczęcia. Jeżeli kontrola nie zacznie się w terminie 30 dni od dnia doręczenia zawiadomienia, jej wszczęcie wymaga ponownego zawiadomienia. Kontrola może rozpocząć się przed upływem 7 dni od doręczenia zawiadomienia, ale wymaga to zgody przedsiębiorcy lub wniosku.

Zawiadomienie o zamiarze wszczęcia kontroli musi zawierać:

• oznaczenie organu,
• datę i miejsce wystawienia,
• oznaczenie kontrolowanego,
• wskazanie zakresu kontroli,
• pouczenie o prawie złożenia korekty deklaracji,
• podpis osoby upoważnionej do zawiadomienia, a jeżeli zawiadomienie zostało wydane w formie dokumentu elektronicznego – podpis kwalifikowany elektroniczny, podpis zaufany albo podpis osobisty.

Od obowiązku zawiadomienia przedsiębiorcy o kontroli istnieją wyjątki. Organ kontrolujący nie musi dokonywać zawiadomienia m.in. w przypadku, gdy:

• przeprowadzenie kontroli jest niezbędne dla przeciwdziałania popełnieniu przestępstwa lub wykroczenia, przeciwdziałania popełnieniu przestępstwa skarbowego lub wykroczenia skarbowego bądź zabezpieczenia dowodów jego popełnienia,
• przeprowadzenie kontroli jest uzasadnione bezpośrednim zagrożeniem życia, zdrowia lub środowiska,
• kontrola ma zostać przeprowadzona na podstawie ratyfikowanej umowy międzynarodowej albo bezpośrednio stosowanych przepisów prawa Unii Europejskiej,
• kontrola jest prowadzona w toku postępowania odbywającego się na podstawie przepisów ustawy o ochronie konkurencji i konsumentów, dotyczącego m.in. praktyk naruszających zbiorowe interesy konsumentów,
• kontrola jest przeprowadzana na podstawie przepisów ustawy o Inspekcji Ochrony Środowiska w zakresie poziomów pól elektromagnetycznych emitowanych z instalacji radiokomunikacyjnej, radionawigacyjnej lub radiolokacyjnej,
• przedsiębiorca nie ma adresu zamieszkania lub adresu siedziby lub doręczanie pism na podane adresy było bezskuteczne lub utrudnione,
• kontrola dotyczy przypadków określonych w art. 282c Ordynacji podatkowej (Dz. U. z 2023 r. poz. 2383 ze zm.),
• kontrola jest przeprowadzana wyłącznie w celu sprawdzenia wykonania wezwania, o którym mowa w art. 21a ust. 1, zobowiązania, o którym mowa w art. 21a ust. 2, lub weryfikacji powiadomienia, o którym mowa w art. 21a ust. 5 lub ust. 6 Prawa przedsiębiorców.

Katalog sytuacji, kiedy inspektorzy bez zapowiedzi mogą przystąpić do kontroli w firmie, zawiera art. 48 ust. 11 Prawa przedsiębiorców.

Czynności kontrolne wykonuje się w obecności przedsiębiorcy lub osoby przez niego upoważnionej. Prawo przedsiębiorców przewiduje sytuacje, gdy kontrola może odbyć się bez obecności kontrolowanego, np. gdy przeprowadzenie kontroli jest uzasadnione bezpośrednim zagrożeniem życia, zdrowia lub środowiska. Jednym z obowiązków przedsiębiorcy jest pisemne wskazanie osoby upoważnionej do reprezentowania go w trakcie kontroli, w szczególności w czasie jego nieobecności.

Osobą upoważnioną może być też osoba legitymująca się ważnym pełnomocnictwem (ogólnym, rodzajowym, szczególnym – do udziału w kontroli).

Kontrolę przeprowadza się w siedzibie przedsiębiorcy lub w miejscu wykonywania działalności gospodarczej oraz w godzinach pracy lub w czasie faktycznego wykonywania działalności gospodarczej przez przedsiębiorcę. Za zgodą przedsiębiorcy kontrola lub poszczególne czynności kontrolne mogą być przeprowadzane również w siedzibie organu kontroli, jeżeli może to usprawnić prowadzenie kontroli.

Kto może kontrolować?

Kontrole mogą być przeprowadzane m.in. przez:

• urzędy skarbowe,
• urzędy celno-skarbowe,
• Zakład Ubezpieczeń Społecznych,
• Państwową Inspekcję Pracy,
• Inspekcję Handlową,
• Sanepid,
• Inspekcję Ochrony Środowiska,

jak również przez:

• Główny Inspektorat Weterynarii – w zakresie m.in. weterynaryjnej kontroli granicznej, kontroli weterynaryjnej w handlu i wywozie zwierząt oraz produktów,
• PFRON – w zakresie legalności i zasadności korzystania przez przedsiębiorcę z dofinansowania otrzymanego od PFRON,
• Straż Graniczną – w zakresie legalności wykonywania pracy przez cudzoziemców, prowadzenia przez obcokrajowców działalności gospodarczej,
• Państwową Straż Pożarną – w zakresie przestrzegania przepisów przeciwpożarowych.

Kontrola urzędu skarbowego, czyli kontrola podatkowa

Wszczęcie kontroli podatkowej następuje zasadniczo poprzez doręczenie podatnikowi lub uprawnionej osobie upoważnienia do przeprowadzenia kontroli oraz okazanie przez kontrolujących legitymacji służbowych. Jeżeli kontrolowana jest osoba prawna lub jednostka organizacyjna niemająca osobowości prawnej, upoważnienie doręcza się oraz okazuje się legitymację służbową członkowi zarządu, wspólnikowi albo innej osobie upoważnionej do reprezentowania kontrolowanego lub prowadzenia jego spraw (reprezentant kontrolowanego). Urzędnikom wolno wyjątkowo wszcząć kontrolę podatkową po okazaniu jedynie legitymacji służbowych. Podstawą podjęcia pilnej kontroli podatkowej jest przeciwdziałanie dokonaniu przestępstwa skarbowego lub wykroczenia skarbowego lub zabezpieczenie dowodów ich popełnienia. Kontrola przez urząd skarbowy jest prowadzona na podstawie Ordynacji podatkowej (art. 281–292). Celem kontroli podatkowej jest sprawdzenie, czy kontrolowani wywiązują się z obowiązków wynikających z przepisów prawa podatkowego.