Celów związanych z doskonaleniem systemów księgowości czy controllingu próżno szukać w strategiach firm. Z perspektywy zarządu zainteresowanie funkcjami wspierającymi jest zazwyczaj niewielkie – wszak trudno tu o działania pozwalające na zauważalną poprawę wyników finansowych firmy. Nic więc dziwnego, że rozwój systemów wykorzystywanych przez finanse i wdrażanie innowacji wymaga inicjatywy ze strony menedżerów średniego szczebla zarządzających tymi obszarami. W tym artykule prezentujemy potencjalne kierunki usprawnień procesów księgowych i controllingowych z wykorzystaniem systemów IT, omawiamy przypadki, w których to zarząd inicjuje tego typu projekty, oraz przedstawiamy kierunki argumentacji pozwalające na uzyskanie aprobaty dla ewentualnego wdrożenia.

Automatyzacja i komputeryzacja – szansa czy zagrożenie dla kontrolerów, analityków i finansistów?

94% zadań wykonywanych przez księgowych i audytorów może być w przyszłości realizowanych przez maszyny. Tak przynajmniej wynika z szeroko zakrojonej analizy podatności różnych specjalizacji na automatyzację oraz komputeryzację, którą w 2017 r. opublikowali naukowcy z Oxford University, Carl Benedikt Frey oraz Michael A. Osborne. W świetle przedstawionych w artykule wyników najmniejszy potencjał automatyzacji mają zadania wymagające kreatywności (projektant mody), inteligencji społecznej (specjaliści public relations) czy spostrzegawczości i prowadzenia działań w nieustrukturyzowanym otoczeniu (chirurg). Na szczęście procesowanie dziesiątków czy setek dokumentów księgowych to tylko fragment zadań wykonywanych przez zespoły podlegające dyrektorowi finansowemu. Pozostałe funkcje znajdujące się w gestii specjalistów od finansów i controllingu mają wyraźnie mniejszy potencjał automatyzacji, co sprawia, że eksperci i specjaliści w obszarze finansów raczej nieprędko zostaną zastąpieni przez roboty i algorytmy komputerowe.

Nie zmienia to jednak faktu, że wykorzystanie potencjału komputeryzacji i robotyzacji w zadaniach wykonywanych przez controlling jest niezbędne wobec coraz większej złożoności modeli biznesowych przedsiębiorstwa, rosnącej liczby dostępnych danych i informacji oraz szybujących oczekiwań co do jakości, szybkości i głębokości analiz oraz raportów ze strony kadry menedżerskiej. Wzrost wynagrodzeń oraz nierównowaga pomiędzy popytem a podażą specjalistów w dziedzinie controllingu finansowego, biznesowego i operacyjnego dodatkowo motywują przedsiębiorstwa do inwestycji w narzędzia i systemy usprawniające codzienną pracę zespołów finansów i controllingu.

Praktyka i studia przypadków firm, które zdecydowały się na doskonalenie procesów sprawozdawczych i raportowych poprzez wdrożenie odpowiednich rozwiązań IT, dość jednoznacznie pokazują, że kontrolerzy i analitycy należą do grona głównych beneficjentów tego typu projektów. Typowe korzyści z inwestycji w systemy usprawniające pracę zespołu finansowo-księgowego to ograniczenie ręcznej pracy związanej z przygotowaniem informacji czy wzrost zaufania do danych pochodzących z ewidencji księgowej firmy. Czas i potencjał uwolniony w wyniku automatyzacji i optymalizacji procesów sprawozdawczych może być spożytkowany na zadania dostarczające realnej wartości menedżerom, takie jak pogłębiona analiza odchyleń, symulacje what-if czy komentarze i rekomendacje eksperckie.

Możliwości innowacji i usprawnień w finansach i controllingu

Poziom dojrzałości technologicznej firm jest mocno zróżnicowany – rozwiązania, które w jednych firmach są niepodlegającym dyskusji standardem, w innych przedsiębiorstwach dopiero pojawiają się na poziomie inicjatyw i wniosków inwestycyjnych. Katalog usprawnień i innowacji jest jednak otwarty, dzięki czemu praktycznie w każdej firmie można znaleźć obszary lub procesy, które mogą zostać udoskonalone. Dwa podstawowe kierunki optymalizacji procesów finansowych i sprawozdawczych to automatyzacja zadań (interfejsy i mechanizmy przetwarzania danych zastępujące ręczną pracę i eliminujące ryzyko błędu) oraz poprawa komunikacji i przepływu informacji pomiędzy uczestnikami procesu.

Obieg dokumentów oraz rozpoznawanie faktur

Systemy wspierające elektroniczny obieg faktur oraz narzędzia automatyzujące rejestrowanie i przetwarzanie faktur kosztowych należą do kanonu rozwiązań wykorzystywanych w dużych zespołach księgowych funkcjonujących w ramach centrów usług wspólnych lub firm outsourcingowych. Przy przetwarzaniu dużej liczby faktur usprawnienia pozwalające na nawet nieznaczne skrócenie czasu procesowania pojedynczego dokumentu pozwalają osiągnąć wymierne oszczędności. Rozwiązania wyposażone w moduły rozpoznawania tekstu (OCR – Optical Character Recognition) pozwalają wyeliminować ręczną pracę związaną z wprowadzaniem faktur do systemu, zaś platformy obiegu dokumentów wymuszają zachowanie właściwych ścieżek autoryzacji oraz automatyzują dekretację typowych faktur.

 

Full access available for logged users only. Log in or select best subscription option here..

Log in Order a subscription
Ulubione Print

Also check

Agile

W znaczeniu formalnym agile to zwinne metody tworzenia oprogramowania1, będące alternatywnym rozwiązaniem dla tradycyjnego podejścia opartego na modelu kaskadowym (waterfall model), który uznaje poszczególne fazy tworzenia oprogramowania za odrębne i rekomenduje wykonywanie ich w porządku jedna po drugiej. Choć termin ten ukuty został na gruncie programowania, agile można rozpatrywać w sposób bardziej uniwersalny, odnosząc go do filozofii i metodyki pracy przebiegającej w zgodzie z wartościami opisanymi w „Manifeście agile”.

Read more

Autonomiczne utrzymanie ruchu, czyli TPM

MC_64_86.jpg

Organizm ludzki jest skomplikowaną maszynerią, w której szereg komórek, tkanek i narządów musi ze sobą współgrać w pełnej harmonii, abyśmy mogli odczuwać witalność i cieszyć się zdrowiem. Dla zachowania tego stanu podejmujemy szereg czynności w postaci właściwej diety, regularnych treningów, regularnych wizyt u lekarzy, doskonalimy nasze umiejętności dotyczące rozwoju fizycznego oraz poszerzamy zakres wiedzy na temat zdrowego trybu życia. W tym kontekście maszyny produkcyjne niczym nie różnią się od ludzkiego organizmu. Podzespoły, części, magistrale i płynące w ich instalacjach płyny przypominają twór, którego żywotność zależy od dbałości o jego stan fizyczny. I podobnie jak dla fanów zdrowego trybu życia opracowywanych jest wciąż wiele nowych programów, tak dla maszyn produkcyjnych istnieje metodologia zapewnienia ich żywotności i maksymalizacji dostępności do pracy.

Read more

Recepta na idealną analizę - przygotowanie procesu

MC_64_69.jpg

Firmy nieustannie próbują nadążyć za zmianą, aby być lepsze niż konkurencja i osiągać coraz lepsze wyniki finansowe. Nie jest to łatwe zadanie, zwłaszcza w perspektywie nowych potrzeb, które rodzą się w procesie zmiany. Świadomość firmy, jej pozycji na rynku i otoczenia, jest jednym z wielu czynników, które mają realny wpływ na to, czy firma odnajdzie się w nowej, zmienionej rzeczywistości. Wiarygodne dane, umiejętne ich wykorzystanie, analiza i prezentacja są niezbędne przy podejmowaniu właściwych decyzji biznesowych. W obliczu ilości gromadzonych informacji, tempa ich przetwarzania oraz różnorodności danych perspektywa dostarczenia rzetelnej analizy nie jest oczywista i wiąże się z wieloma wyzwaniami. Jakie trudności niesie ze sobą proces przygotowania danych do analizy oraz jak sobie z nimi poradzić?

Read more

Current issue

Polecamy

Go to

Partners

Reklama