Budżetowanie projektów, w zależności od stopnia jego skomplikowania, może okazać się prawdziwym wyzwaniem. Co należy potraktować priorytetowo, planując finansowanie danego projektu? Jakimi zasadami się kierować? O tym w dalszej części artykułu.

Planowanie finansów przeznaczonych na określony projekt należy rozpatrywać w bardzo szerokim ujęciu. Pierwszą, najistotniejszą, sprawą jest wyróżnienie rodzaju projektu. Należy odpowiedzieć na pytanie, czy projekt musi zostać zrealizowany, np. ze względu na wymogi sanitarne/prawne/ubezpieczeniowe, a może ma na celu usprawnienie i zwiększenie wydajności konkretnego procesu w przedsiębiorstwie? Jeśli zmiana ma wnieść wartość dodaną do firmy, w jaki sposób ją przekalkulować? A jeśli podjęliśmy decyzję o realizacji, to na kiedy ją najlepiej zaplanować? Liczba pytań, które musi sobie zadać zespół zarządzający stroną finansową danego projektu, jest naprawdę duża.

FAZA I

Krok 1. Rodzaj projektu

Aby móc najdokładniej określić zapotrzebowanie na środki finansowe, należy sprecyzować rodzaj realizacji projektu, biorąc pod uwagę następujące czynniki:

  • horyzont czasowy, w którym realizowany będzie projekt;
  • zaangażowanie podwykonawców lub własnej siły roboczej – ile jesteśmy w stanie wykonać w zakresie obowiązków naszych pracowników, a co będziemy musieli zlecić na zewnątrz;
  • możliwa do przeprowadzenia częstotliwość kontroli kosztów i stopnia realizacji projektu;
  • finansowanie – czy wystarczą nam własne środki, czy należy poszukać dodatkowego źródła finansowania;
  • pożądane efekty projektu – zarówno policzalne (zyski), jak i niepoliczalne (np. zadowolenie pracowników).

Krok ten wydaje się trywialny i zupełnie podstawowy, jest jednak niezbędny. Poniżej prezentujemy przykładowe funkcje, jakie będą miały różnego rodzaju inwestycje:

  • zakup dodatkowej powierzchni handlowej, od której oczekujemy zysków na określonym poziomie,
    • udział przedsiębiorstwa na targach branżowych, po których oczekujemy wzrostu zainteresowania i liczby klientów oraz wzrostu rozpoznawalności marki,
  • wprowadzenie programu motywacyjnego dla pracowników, od którego oczekujemy wzrostu ich zadowolenia, a zatem zwiększonej wydajności i pozytywnej opinii o firmie jako o pracodawcy.

Każde z tych działań z pewnością nazwiemy inwestycją, jednak każde z nich ma przynieść całkowicie inny efekt, dla każdego w inny sposób będzie liczona zyskowność, efektywność i finansowanie.

Kiedy ten krok mamy za sobą, przechodzimy do obliczenia niezbędnych kosztów.

Krok 2. Prognoza przychodów i kosztów inwestycji

To z pewnością najbardziej czasochłonny, a jednocześnie wymagający największej odpowiedzialności etap. Przygotowanie kosztorysu wymaga umiejętności, wiedzy i doświadczenia. Warto wziąć pod uwagę fakt, że im dłużej będzie trwał czas realizacji danego projektu, tym prawdopodobnie większe będą odchyły od planu, dlatego z góry warto określić ich maksymalne i akceptowalne procentowe odchylenie. Warto również założyć możliwe różnice czasowe od planu podczas realizacji projektu. Dobrze przemyśleć, co się stanie, jeśli na przykład z powodu braków kadrowych nie uda się zrealizować w czasie danego projektu, jednocześnie mając na uwadze potencjalne koszty, jakie można ponieść z tego tytułu. Innym ujęciem czasu realizacji projektu jest moment jego rozpoczęcia – należy go jak najlepiej dopasować do rocznego planu finansowego oraz do generowanych przychodów (może mieć to kluczowy wpływ w przypadku przedsiębiorstw produkcyjnych, które często cechują przestoje, np. konserwacyjne).

Istnieje wiele podejść do prognozowania kosztów. Najpowszechniejsza jest metoda scenariuszowa, zakładająca kilka stopni odchyleń dodatnich oraz ujemnych od pożądanego planu przy jednoczesnym rozwiązaniu dla danego efektu. Stanowi wyliczenie niezbędnych nakładów, a także zestawienie możliwości oraz wyjść z sytuacji. Metoda scenariuszowa jest szacunkiem, który można wykorzystać na wczesnym etapie realizacji projektu.

Inną propozycją jest wykorzystanie metody porównawczej, czyli porównanie zaplanowanego projektu z innym, podobnym pod względem np. zaangażowania kapitałowego i jego rodzaju. Jeżeli sami nie dysponujemy zrealizowanym kosztorysem dla podobnego pomysłu, możemy się po niego zwrócić do firmy zewnętrznej, zidentyfikować etapy różniące się lub te, które chcemy zmodyfikować, i wyliczyć koszty różnicy adekwatnie do naszych oczekiwań. Ta metoda ograniczy słabe punkty, takie jak pomyłki, pominięcia – i będzie bardziej dokładna.

Po wstępnej analizie kosztów inwestycji warto zastanowić się nad stałymi kosztami eksploatacyjnymi, które będą ponoszone z tytułu utrzymania efektu inwestycji. Przyda się to, gdy będziemy szacować, czy dany projekt będzie opłacalny i jaką ewentualnie rezerwę finansową wygospodarować. Jeśli dana inwestycja ma nam przynieść jakiś dochód, niezbędne będzie obliczenie spodziewanego zysku, np. w ciągu 12 miesięcy od wykonania projektu, i skonfrontowanie otrzymanej kwoty z kosztami eksploatacyjnymi.

 

 

Dostęp możliwy dla zalogowanych użytkowników serwisu. Jeśli posiadasz aktywną prenumeratę przejdź do LOGOWANIA. Jeśli nie jesteś jeszcze naszym Czytelnikiem wybierz najkorzystniejszy WARIANT PRENUMERATY.

Zaloguj Zamów prenumeratę
Ulubione Drukuj

Zobacz również

Scrum w pigułce: planowanie sprintu

Sprint jest sercem scruma – jego długość to maksymalnie miesiąc. Praca do wykonania w trakcie sprintu jest określana podczas planowania sprintu (sprint planning). Plan ten powstaje jako wynik wspólnej pracy zespołu scrumowego.

Czytaj więcej

Six Sigma w projektach IT

MC_67_25.jpg

Środowisko, w którym rozwijane są projekty IT, jest specyficzne – wymaga szybkiego reagowania na zmiany, adaptacji założeń i celów projektu do coraz to nowych wymagań klienta, a także efektywnego wdrażania nowych rozwiązań. Nierzadko też prace nad produktem rozciągają się na wiele projektów, w czasie których tworzone są kolejne moduły do wdrożonego już systemu czy aplikacji. Zarządzanie jakością w takim chaosie nie jest zadaniem łatwym. Z pomocą może przyjść tu metoda Six Sigma, która proponuje szereg narzędzi, jakie z powodzeniem można wykorzystać także w projektach IT.

Czytaj więcej
Tekst otwarty nr 67/2020

Czy zwinne planowanie to najlepszy wybór? O metodach osiągania celu w projektach IT

MC_67_20.jpg

Koniec projektu powinien być wyznaczony przez osiągnięcie celu. Aby przygotować początkowy, wysokopoziomowy plan działania, czyli nakreślić drogę (po niemiecku Fahrplan, po angielsku road map), powinniśmy określić zakres przedsięwzięcia. Czy warto szczegółowo planować jeszcze przed startem, czy może postawić na planowanie krótkich odcinków? Wśród metodyków łatwo znaleźć zwolenników obu opcji.

Czytaj więcej

Polecamy

Przejdź do

Partnerzy

Reklama