Wielu osobom plan projektu kojarzy się z harmonogramem projektu (wykresem Gantta), w którym określone są zadania projektowe, przypisana odpowiedzialność za ich realizację, terminy początku i końca, powiązania pomiędzy zadaniami. Takie skojarzenie ma jednak tylko częściowe uzasadnienie, ponieważ dobry plan projektu jest znacznie szerszym pojęciem. Zanim przyjrzymy się, jak zrobić dobry plan projektu i z czego powinien się składać, zastanówmy się, dlaczego jest potrzebny i z jakiego powodu jest aż tak ważny.

Właściwy plan projektu determinuje jego końcowy sukces

Planowanie i realizacja

Jedna z najbardziej popularnych metodologii zarządzania projektami, Prince2, mówi, że każdy projekt musi mieć przynajmniej dwie logiczne fazy: planowania i realizacji. Krótko mówiąc, nie da się zarządzać skutecznie fazą realizacji, jeśli nie mamy punktu odniesienia, czyli planu. W końcu zanim wydamy pierwsze pieniądze na realizację projektu, jesteśmy zmuszeni do przemyślenia tego, co chcemy zrobić.

Im głębiej jesteśmy w procesie planowania, tym więcej pojawia się nowych informacji i detali, które odpowiednio uwzględnione w planie wpłyną pozytywnie na późniejszy sukces projektu. Plan pomaga lepiej skoordynować i podzielić pracę wśród członków zespołu projektowego. Umożliwia także lepszą komunikację z interesariuszami projektu. Wreszcie to plan pozwala nam stwierdzić, czy zdążymy z realizacją projektu, czy zrealizujemy go w założonych kwotach, czyli pozwala nam dobrze zarządzać fazą jego realizacji.

Przeczytałem w jednej z uznanych książek o zarządzaniu projektami ciekawą wypowiedź: „(…) w naszej firmie najczęściej przynajmniej dwa razy robimy ten sam projekt, bo nie lubimy spędzać czasu nad jego dobrym zaplanowaniem. (…) Wolimy rozwiązywać problemy w trakcie, niż zapobiegać ich powstawaniu (…)”.

Planowanie jest zajęciem absorbującym intelektualnie i dlatego często jest robione „po łebkach”. To zresztą typowe dla ludzkiej natury. Wolimy działać, mieć poczucie „wiatru we włosach”, a nie spędzać godzin i dni na żmudnym planowaniu. W zarządzaniu projektami daje to wrażenie, że pracujemy w sposób mądry. Niestety, słabo przygotowany plan (lub tym bardziej jego brak) powoduje szereg problemów różnej natury w trakcie realizacji projektu. Problemów, których z pewnością można było uniknąć.

Jak wygląda dobry plan projektu?

Stworzenie dobrego planu projektu warto podzielić na dwie fazy. Pierwsza to stworzenie ramowego lub też wysokopoziomowego planu projektu – opracowanie tzw. karty projektu. Druga faza to opracowanie szczegółowego planu projektu składającego się z harmonogramu, budżetu, zasobów, ryzyk oraz planu komunikacji.

Faza 1. Ramowe zdefiniowanie projektu, czyli opracowanie karty projektu

Na początku warto określić ramowe założenia projektu:

  1. Przypisanie do projektu menedżera projektu i sponsora.
  2. Efekty/produkty projektu – zdefiniowanie, co chcemy osiągnąć w wyniku zrealizowania projektu, jakie mają być jego finalne produkty końcowe, najważniejsze kamienie milowe oraz jego zakres. Definiując zakres projektu, warto powiedzieć, co w ten zakres nie wchodzi. Opis produktów oraz zakres projektu nie powinny być zbyt lakoniczne. Powinny być na tyle precyzyjne, aby osoby, które będą akceptować przejście projektu do fazy szczegółowego planowania, a potem do fazy realizacji, dokładnie wiedziały, na co się decydują i co za kilka tygodni lub miesięcy zespół projektowy dostarczy.
  3. Uzasadnienie biznesowe projektu, czyli tzw. business case – tutaj zastanawiamy się, na jakie problemy lub szanse organizacji projekt ma odpowiedzieć. Jakie są szacowane i oczekiwane efekty biznesowe projektu? Nie wystarczy wiedzieć precyzyjnie, co chcemy zrobić. Równie ważna (o ile nie ważniejsza) jest precyzyjna wiedza o tym, po co chcemy to zrobić. W wielu przypadkach warto określić tzw. mierniki sukcesu projektu (Key Performance Indicators, KPI), które w odpowiednim czasie po jego zakończeniu zostaną policzone i pozwolą nam faktycznie stwierdzić, czy projekt osiągnął założone cele biznesowe. Dlaczego warto takie mierniki zdefiniować już na etapie planowania? Otóż KPI są wyrażone liczbowo, przez co dość precyzyjnie definiują biznesowe oczekiwania wobec projektu.
  4. W przypadku projektów strategicznych stwierdzenie, jakie cele strategiczne będzie wspierał projekt.
  5. Określenie ramowego budżetu projektu – warto zastanowić się nad przedziałem, w jakim budżet powinien się zmieścić. Na tym etapie nie musimy jeszcze rozbijać budżetu na miesiące lub poszczególne pozycje budżetowe.
  6. Zdefiniowanie najważniejszych ryzyk projektowych.
  7. Zdefiniowanie głównych faz, z jakich projekt ma się składać.
  8. Określenie zasobów i kompetencji wymaganych do tego, aby projekt zrealizować.

Fragment przykładowej karty projektu przedstawia Rysunek 1.

Pozostałe 68% artykułu dostępne jest dla zalogowanych użytkowników serwisu.

Jeśli posiadasz aktywną prenumeratę przejdź do LOGOWANIA. Jeśli nie jesteś jeszcze naszym Czytelnikiem wybierz najkorzystniejszy WARIANT PRENUMERATY.

Zaloguj Zamów prenumeratę Kup dostęp do artykułu

Możesz zobaczyć ten artykuł, jak i wiele innych w naszym portalu Controlling 24. Wystarczy, że klikniesz tutaj.

Zobacz również

Shadowing w praktyce

Shadowing w praktyce

Jest kilka form pracy jeden na jeden z pracownikami, które mogą przynieść ciekawe efekty pod kątem rozwoju ich umiejętności. Jedną z takich aktywności jest shadowing. Z jednej strony, jest to forma treningu mylona z innymi aktywnościami, jak choćby mentoring, z drugiej – wielu pracownikom może ona nie przypaść do gustu (zwłaszcza jeśli shadowing jest źle przeprowadzony).

Czytaj więcej

Siedziba spółki z o.o. i miejsce prowadzenia działalności

Czy siedziba spółki z ograniczoną odpowiedzialnością jest jednocześnie miejscem prowadzenia działalności gospodarczej przez spółkę? A właściwie, jaka jest różnica pomiędzy siedzibą spółki, adresem spółki a miejscem prowadzenia działalności gospodarczej przez spółkę?

Czytaj więcej

Polecamy

Przejdź do

Partnerzy

Reklama

Polityka cookies

Dalsze aktywne korzystanie z Serwisu (przeglądanie treści, zamknięcie komunikatu, kliknięcie w odnośniki na stronie) bez zmian ustawień prywatności, wyrażasz zgodę na przetwarzanie danych osobowych przez EXPLANATOR oraz partnerów w celu realizacji usług, zgodnie z Polityką prywatności. Możesz określić warunki przechowywania lub dostępu do plików cookies w Twojej przeglądarce.

Usługa Cel użycia Włączone
Pliki cookies niezbędne do funkcjonowania strony Nie możesz wyłączyć tych plików cookies, ponieważ są one niezbędne by strona działała prawidłowo. W ramach tych plików cookies zapisywane są również zdefiniowane przez Ciebie ustawienia cookies. TAK
Pliki cookies analityczne Pliki cookies umożliwiające zbieranie informacji o sposobie korzystania przez użytkownika ze strony internetowej w celu optymalizacji jej funkcjonowania, oraz dostosowania do oczekiwań użytkownika. Informacje zebrane przez te pliki nie identyfikują żadnego konkretnego użytkownika.
Pliki cookies marketingowe Pliki cookies umożliwiające wyświetlanie użytkownikowi treści marketingowych dostosowanych do jego preferencji, oraz kierowanie do niego powiadomień o ofertach marketingowych odpowiadających jego zainteresowaniom, obejmujących informacje dotyczące produktów i usług administratora strony i podmiotów trzecich. Jeśli zdecydujesz się usunąć lub wyłączyć te pliki cookie, reklamy nadal będą wyświetlane, ale mogą one nie być odpowiednie dla Ciebie.