Krajowy System e-Faktur (KSeF) to system teleinformatyczny, który umożliwia wystawianie i otrzymywanie faktur drogą elektroniczną (faktur ustrukturyzowanych). Będzie on obowiązkowy dla podmiotów dużych (czyli dla przedsiębiorców, których wartość sprzedaży wraz z kwotą podatku przekroczy w 2025 r. 200 mln zł) od 1 lutego 2026, natomiast od 1 kwietnia 2026 r. dla wszystkich podmiotów. Podczas gdy przedsiębiorstwa przygotowują się do e-fakturowania w KSeF, na szczeblu unijnym ustalane są zasady dotyczące pakietu ViDA (VAT in the Digital Age). ViDA to unijny pakiet opracowany przez Komisję Europejską. Jego głównym celem jest zapewnienie efektywnego i sprawiedliwego poboru podatku VAT od firm oferujących towary lub usługi online klientom w Unii Europejskiej, niezależnie od miejsca, w którym znajduje się ich siedziba.
Założenia pakietu ViDA iKSeF mogą wydawać się podobne, jednak różnią się one zarówno zakresem, jak i rozwiązaniami technicznymi.
Krajowy System e-Faktur (KSeF)
Od 1 stycznia 2022 r. polscy przedsiębiorcy mogą korzystać z Krajowego Systemu e-Faktur dobrowolnie. Docelowo wystawianie faktur VAT za pośrednictwem KSeF będzie jedyną dopuszczalną formą fakturowania.
KSeF będzie obowiązkowy:
- od 1 lutego 2026 r. – dla podmiotów dużych (którzy w poprzednim roku przekroczyli 200 mln zł obrotów),
- od 1 kwietnia 2026 r. – dla wszystkich podmiotów.
KSeF gwarantuje autentyczność pochodzenia każdej faktury ustrukturyzowanej, integralność jej treści i czytelność. Krajowy System e-Faktur wymaga elektronicznego fakturowania w przypadku wszystkich transakcji, które do tej pory fakturowano. Wystawianie faktur elektronicznych nie będzie uzależnione od akceptacji odbiorcy – odbiorca otrzyma fakturę ustrukturyzowaną bez względu na to, czy wyrazi zgodę na taką formę fakturowania. System obejmuje ponadto archiwizację faktur KseF, które są w nim przechowywane przez 10 lat od momentu wystawienia.
Krajowy System e-Faktur służy m.in. do:
- nadawania, zmiany lub odbierania uprawnień do korzystania z KSeF,
- powiadamiania podmiotów uprawnionych do korzystania z KSeF o nadanych uprawnieniach do korzystania z KSeF lub o ich odebraniu,
- uwierzytelnienia i weryfikacji uprawnień do korzystania z KSeF,
- wystawiania, otrzymywania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych – każda faktura elektroniczna, która wystawiana jest w Aplikacji Podatnika, a następnie przesyłana do KSeF, wchodzi do obiegu prawnego w postaci ustrukturyzowanego pliku XML. Przesłane dokumenty otrzymują automatycznie nadany numer KSeF, który jest numerem identyfikacyjnym je w systemie. Numer KseF nie jest tożsamy z numerem faktur, podatnik może oznaczać dokumenty w dowolny sposób, poprzez nadawanie im numerów kolejnych,
- oznaczania faktur ustrukturyzowanych numerem identyfikującym nadanym w KSeF,
- przydzielania identyfikatora zbiorczego dla co najmniej dwóch faktur ustrukturyzowanych wystawionych przez podatnika dla jednego odbiorcy,
- weryfikacji danych z faktur ustrukturyzowanych używanych poza KSeF,
- analizy i kontroli prawidłowości danych z faktur ustrukturyzowanych.
Resort finansów opublikował 11 kwietnia 2025 r. nową wersję projektu ustawy wprowadzającej zmiany w Krajowym Systemie e-Faktur, który wejdzie w życie zgodnie z zapowiedziami etapowo. Projekt zawiera zmiany korzystne dla podatników:
- faktury VAT RR dokumentujące nabycie produktów rolnych od rolników ryczałtowych nie będą objęte obowiązkiem wystawiania w KSeF. Możliwość wystawienia tych dokumentów będzie dostępna od 1 kwietnia 2026 r., a nie jak wcześniej planowano od 1 lutego 2026 r.,
- do końca przyszłego roku będzie utrzymana możliwość wystawiania faktur z kas rejestrujących,
- nie będzie kar za błędy związane z fakturowaniem za pośrednictwem KSeF,
Pozostałe 60% artykułu dostępne jest dla zalogowanych użytkowników serwisu.
Jeśli posiadasz aktywną prenumeratę przejdź do LOGOWANIA. Jeśli nie jesteś jeszcze naszym Czytelnikiem wybierz najkorzystniejszy WARIANT PRENUMERATY.
Zaloguj Zamów prenumeratę Kup dostęp do artykułuŹródło: Controlling i Rachunkowość Zarządcza nr 06/2025
