E-księgi rachunkowe – nowy obowiązek już od stycznia 2026 r.

Na czym polega nowy obowiązek?

Podatnicy podatku dochodowego od osób fizycznych (PIT) oraz podatku dochodowego od osób prawnych (CIT) będą zobowiązani do prowadzenia ewidencji księgowej wyłącznie w sposób elektroniczny, tj. za pomocą programów komputerowych.

Przepisy nie zawierają szczegółowej definicji elektronicznych ksiąg rachunkowych. Jednak od lat w praktyce gospodarczej ewidencje księgowe i podatkowe są prowadzone za pomocą różnych komercyjnych lub własnych (wewnątrzfirmowych) programów komputerowych – w szczególności w przypadku prowadzenia pełnych ksiąg rachunkowych. Jednak w przypadku mniejszych podmiotów – zazwyczaj podatników PIT prowadzących podatkową książkę przychodów i rozchodów lub ewidencję przychodów (ryczałtowcy) zdarzają się jeszcze przypadki prowadzenia papierowo ewidencji podatkowej lub np. w Excelu. Od nowego roku nie będzie to możliwe.

Nowy obowiązek e-Ksiąg jest związany z tym, że od 1 stycznia 2026 r. wejdą w życie przepisy dotyczące wysyłania ewidencji podatkowej i księgowej za dany rok podatkowy do urzędów skarbowych.

Aby było możliwe elektroniczne przekazania e-Ksiąg fiskusowi, księgi będą musiały mieć ustrukturyzowaną strukturę logiczną zgodną z wzorem dostępnym w Biuletynie Informacji Publicznej (https://www.gov.pl/web/kas/struktury-jpk-w-podatkach-dochodowych).

Struktury logiczne będą następujące:

1. Podatnicy CIT:
   • JPK_KR_PD – Jednolity Plik Kontrolny Księgi Rachunkowe Podatek Dochodowy;
   • JPK_ST_KR – Jednolity Plik Kontrolny Środki Trwałe;
2. Podatnicy PIT:
   • JPK_PKPIR – Jednolity Plik Kontrolny Podatkowa Księga Przychodów i Rozchodów;
   • JPK_EWP – Jednolity Plik Kontrolny Ewidencja Przychodu (dla ryczałtowców);
   • JPK_ST – Jednolity Plik Kontrolny Środki Trwałe.

Terminy wejścia w życia e-ksiąg

Najwięksi podatnicy podatku CIT, w tym spółki niebędące osobami prawnymi, u których wartość przychodu uzyskanego w poprzednim odpowiednio roku podatkowym albo roku obrotowym przekroczyła równowartość 50 mln euro, a także podatkowe grupy kapitałowe już od 1 stycznia 2025 r. prowadzą obowiązkowo e-księgi zgodnie ze strukturą logiczną.

Dla podatników CIT obowiązanych do przesyłania ewidencji plików JPK_V7M nowy obowiązek wejdzie w życie 1 stycznia 2026 r. Wobec tego po raz pierwszy będą wysyłali e-Księgi do urzędów skarbowych za rok 2026 w terminie do 31 marca 2027 r.

Dla pozostałych podatników CIT, zobowiązanych do składania pliku JPK_V7K, nowy obowiązek wchodzi w życie 1 stycznia 2027 r. czyli e-Księgi do urzędów skarbowych po raz pierwszy będą wysyłali za rok 2027 w terminie do 31 marca 2028 r.

W przypadku podatników PIT terminy są podobne:

• po raz pierwszy w terminie do 30 kwietnia 2027 r. za rok 2026 r. JPK_PIT będą wysyłali podatnicy PIT zobowiązani do przesyłania ewidencji JPK_ V7M;
• natomiast do 30 kwietnia 2028 r. po raz pierwszy za rok 2027 r. JPK_PIT będą wysyłali pozostali podatnicy PIT.

Podmioty zwolnione z nowego obowiązku

Przepisy przewidują szczególnie zwolnienia dla niektórych podmiotów, które nie będą zobowiązane do wysyłania e-Ksiąg do urzędów skarbowych. Są to:

• podatnicy podmiotowo zwolnieni z podatku dochodowego (np. Skarb Państwa, Narodowy Bank Polski, jednostki budżetowe) z wyjątkiem fundacji rodzinnych;
• podatnicy uprawnieni do składania zeznania w postaci papierowej, tj. tacy, którzy osiągają wyłącznie dochody wolne od podatku PIT lub CIT;
• podatnicy prowadzący uproszczoną ewidencję przychodów i kosztów.

Cel wprowadzenia e-Ksiąg