Nieduże grupy kapitałowe o niskich wymaganiach raportowych, mające w swoim portfelu mniej niż dziesięć spółek, które nie są notowane na giełdzie i nie muszą raportować co kwartał, najczęściej decydują się na to, aby przygotowywać swoje skonsolidowane sprawozdania w oparciu o arkusze kalkulacyjne. Muszą jednak mierzyć się z wieloma utrudnieniami podczas kompletowania i przetwarzania danych pochodzących z systemów finansowo-księgowych.
Wyzwanie nr 1: Jakość danych
Pierwszy problem pojawia się już na samym początku procesu: import danych do arkusza i sprowadzenie ich do odpowiedniego formatu, który będzie właściwie odczytany przez program i umożliwi dalszą obróbkę danych numerycznych. Często zdarza się, że system finansowy pozwala na eksport danych, ale są one w formacie uniemożliwiającym dalszą pracę w arkuszu, np. używają innych znaków do oddzielenia części dziesiętnych – kropek zamiast przecinków.
Wątpliwość może budzić również jakość danych – czy udało się zaimportować wszystkie dane, czy są one kompletne? W jaki sposób i przez kogo są zmieniane w samym arkuszu – czy celowo, czy przypadkowo? Czy zmiany w arkuszu, np. dodanie/usunięcie wiersza/kolumny nie spowodują zmian w sposobie wyliczania ostatecznie raportowanych wartości? W praktyce nie istnieje jeden sposób na zapewnienie wiarygodności tego typu operacji. Poza tym często konieczne jest, aby więcej niż jedna osoba w tym samym czasie mogła pracować z danymi w arkuszu, co nie jest możliwe w momencie, gdy konieczne jest np. stworzenie nowego makra. Udostępnienie pliku do współdzielenia i jednoczesnej pracy ogranicza też możliwości monitorowania i kontroli dokonywanych zmian lub uzupełnień w danych.
Wyzwanie nr 2: Spójność informacji
Wymiana informacji do uwzględnienia podczas konsolidacji przez spółki należące do grupy często stanowi kolejne wyzwanie – np. w przypadku braku spójności pomiędzy wersjami oprogramowania używanymi przez różne spółki występuje ryzyko braku możliwości odczytania danych będących wynikiem zastosowania bardziej zaawansowanych obliczeń przy użyciu formuł i makr.
Nawet gdy uda się osiągnąć spójność używanego oprogramowania, wypracować formatki, ustalić zasady wymiany danych, zawsze zostaje jeszcze kwestia „czynnika ludzkiego”, czyli możliwość wprowadzenia zmian przez spółkę zależną nawet w najlepiej zabezpieczonym pliku przygotowanym przez spółkę matkę. Do tego dochodzi ryzyko rynkowe związane ze zmianami w standardach rachunkowości. Może się okazać, że przygotowane wcześniej formularze należy dostosować do aktualnych wymogów. Natomiast każda zmiana formularza wymaga czasu i zaangażowania osób, które dobrze znają zależności pomiędzy kolejnymi arkuszami, więc będą w stanie właściwie je zmienić, przetestować i upewnić się, że po zmianie wszystkie formularze spełniają wymogi i działają prawidłowo.
Wyzwanie nr 3: Ilość przetwarzanych danych
Liczba danych, jakie można przetwarzać w samym arkuszu kalkulacyjnym, to następne ograniczenie. Nakładanie kolejnych formatów, funkcji i mapowań powoduje zmniejszenie możliwości przeliczeniowych programu i wydłużenie pracy z jego użyciem. Próby zredukowania liczby używanych formatów i funkcji mogą skończyć się utraceniem ważnych informacji dotyczących pochodzenia wyliczonych wartości poszczególnych pozycji sprawozdawczych.
Po pewnym czasie może się okazać, że niezbędne jest rozwiązanie wykorzystujące bazę danych. W takim systemie łatwiej jest:
- kontrolować jednostki zależne, aby dostarczyły dane na czas;
- zarządzać danymi:
- monitorować postęp zbierania danych jednocześnie od wszystkich jednostek, najczęściej poprzez podgląd na prostym dashboardzie,
- zabezpieczyć dane przed niepożądanymi zmianami, ewentualnie mieć możliwość sprawdzenia historii zmian (kto, kiedy i co wprowadził, zapisał),
- dostosowywać formularze i wzory ujawnień,
- prowadzić uzgodnienia transakcji wewnątrzgrupowych.
Przygotowanie danych do rocznych raportów finansowych jest procesem czasochłonnym, wymagającym dużej uwagi, wiedzy i odpowiedzialności. W czasach, gdy od funkcji finansowych coraz częściej wymaga się dostarczania wartościowych i aktualnych informacji wewnątrz i na zewnątrz organizacji, warto, aby nawet małe grupy kapitałowe wsparły swoje działy finansowe zaawansowanymi narzędziami, które podnoszą efektywność ich pracy i zapewniają poprawność danych.
Możesz zobaczyć ten artykuł, jak i wiele innych w naszym portalu Controlling 24. Wystarczy, że klikniesz tutaj.
