Nieduże grupy kapitałowe o niskich wymaganiach raportowych, mające w swoim portfelu mniej niż dziesięć spółek, które nie są notowane na giełdzie i nie muszą raportować co kwartał, najczęściej decydują się na to, aby przygotowywać swoje skonsolidowane sprawozdania w oparciu o arkusze kalkulacyjne. Muszą jednak mierzyć się z wieloma utrudnieniami podczas kompletowania i przetwarzania danych pochodzących z systemów finansowo-księgowych.

Wyzwanie nr 1: Jakość danych

Pierwszy problem pojawia się już na samym początku procesu: import danych do arkusza i sprowadzenie ich do odpowiedniego formatu, który będzie właściwie odczytany przez program i umożliwi dalszą obróbkę danych numerycznych. Często zdarza się, że system finansowy pozwala na eksport danych, ale są one w formacie uniemożliwiającym dalszą pracę w arkuszu, np. używają innych znaków do oddzielenia części dziesiętnych – kropek zamiast przecinków.

Wątpliwość może budzić również jakość danych – czy udało się zaimportować wszystkie dane, czy są one kompletne? W jaki sposób i przez kogo są zmieniane w samym arkuszu – czy celowo, czy przypadkowo? Czy zmiany w arkuszu, np. dodanie/usunięcie wiersza/kolumny nie spowodują zmian w sposobie wyliczania ostatecznie raportowanych wartości? W praktyce nie istnieje jeden sposób na zapewnienie wiarygodności tego typu operacji. Poza tym często konieczne jest, aby więcej niż jedna osoba w tym samym czasie mogła pracować z danymi w arkuszu, co nie jest możliwe w momencie, gdy konieczne jest np. stworzenie nowego makra. Udostępnienie pliku do współdzielenia i jednoczesnej pracy ogranicza też możliwości monitorowania i kontroli dokonywanych zmian lub uzupełnień w danych.

Wyzwanie nr 2: Spójność informacji

Wymiana informacji do uwzględnienia podczas konsolidacji przez spółki należące do grupy często stanowi kolejne wyzwanie – np. w przypadku braku spójności pomiędzy wersjami oprogramowania używanymi przez różne spółki występuje ryzyko braku możliwości odczytania danych będących wynikiem zastosowania bardziej zaawansowanych obliczeń przy użyciu formuł i makr.

Nawet gdy uda się osiągnąć spójność używanego oprogramowania, wypracować formatki, ustalić zasady wymiany danych, zawsze zostaje jeszcze kwestia „czynnika ludzkiego”, czyli możliwość wprowadzenia zmian przez spółkę zależną nawet w najlepiej zabezpieczonym pliku przygotowanym przez spółkę matkę. Do tego dochodzi ryzyko rynkowe związane ze zmianami w standardach rachunkowości. Może się okazać, że przygotowane wcześniej formularze należy dostosować do aktualnych wymogów. Natomiast każda zmiana formularza wymaga czasu i zaangażowania osób, które dobrze znają zależności pomiędzy kolejnymi arkuszami, więc będą w stanie właściwie je zmienić, przetestować i upewnić się, że po zmianie wszystkie formularze spełniają wymogi i działają prawidłowo.

Wyzwanie nr 3: Ilość przetwarzanych danych

Liczba danych, jakie można przetwarzać w samym arkuszu kalkulacyjnym, to następne ograniczenie. Nakładanie kolejnych formatów, funkcji i mapowań powoduje zmniejszenie możliwości przeliczeniowych programu i wydłużenie pracy z jego użyciem. Próby zredukowania liczby używanych formatów i funkcji mogą skończyć się utraceniem ważnych informacji dotyczących pochodzenia wyliczonych wartości poszczególnych pozycji sprawozdawczych.

Po pewnym czasie może się okazać, że niezbędne jest rozwiązanie wykorzystujące bazę danych. W takim systemie łatwiej jest:

  1. kontrolować jednostki zależne, aby dostarczyły dane na czas;
  2. zarządzać danymi:
    • monitorować postęp zbierania danych jednocześnie od wszystkich jednostek, najczęściej poprzez podgląd na prostym dashboardzie,
    • zabezpieczyć dane przed niepożądanymi zmianami, ewentualnie mieć możliwość sprawdzenia historii zmian (kto, kiedy i co wprowadził, zapisał),
    • dostosowywać formularze i wzory ujawnień,
    • prowadzić uzgodnienia transakcji wewnątrzgrupowych.

Przygotowanie danych do rocznych raportów finansowych jest procesem czasochłonnym, wymagającym dużej uwagi, wiedzy i odpowiedzialności. W czasach, gdy od funkcji finansowych coraz częściej wymaga się dostarczania wartościowych i aktualnych informacji wewnątrz i na zewnątrz organizacji, warto, aby nawet małe grupy kapitałowe wsparły swoje działy finansowe zaawansowanymi narzędziami, które podnoszą efektywność ich pracy i zapewniają poprawność danych.

Ulubione Print

Also check

Lepiej zapobiegać, niż leczyć

MC_64_4.jpg

Przyjęta w połowie kwietnia przez Parlament Europejski dyrektywa o ochronie sygnalistów wzmocniła zainteresowanie polskich przedsiębiorców wewnętrznymi systemami zgłaszania nieprawidłowości (whistleblowing). Tematyka ta od kilku miesięcy i tak zyskuje na popularności z uwagi na intensywne prace nad nowelizacją ustawy o odpowiedzialności podmiotów zbiorowych. Działania na szczeblu krajowym i unijnym mają na celu m.in. zwiększenie skuteczności walki z popełnianymi przez firmy nadużyciami. Co jednak istotne, oprócz wykrywania zaistniałych naruszeń i zarządzania ich skutkami spółki powinny w pierwszej kolejności zacząć działać również prewencyjnie, zabezpieczając się z wyprzedzeniem przed niekiedy brzemiennymi w skutkach konsekwencjami.

Read more

Komunikacja i etyka w administracji publicznej i w biznesie [konferencja]

Co kryje się pod sformułowaniem sprawna komunikacja i jak ją doskonalić – o tym porozmawiamy ze specjalistami – coachami, trenerami personalnymi, audytorami i członkami najwyższego kierownictwa spółek kapitałowych na konferencji pt. Komunikacja i etyka w administracji publicznej i w biznesie.  Bezpłatna konferencja pod patronatem Ministerstwa Finansów, Rektora Uniwersytetu Ekonomicznego w Katowicach oraz Prezydenta Miasta Rybnika odbędzie się 11 czerwca 2019 roku na rybnickim kampusie.

Read more
Open access On-line only no. 63/2019

To już piąta edycja Forum Informacji Zarządczej

fiz_inf.jpeg

23-24 maja 2019 r. redakcja magazynu „Informacja Zarządcza” organizuje już piąte Forum Informacji Zarządczej. Tym razem praktycy będą rozmawiać o tym, jak z danych uczynić aktywa oraz jak przygotować się do transformacji w kierunku data-driven enterprise.

Read more

Current issue

Polecamy

Go to

Partners

Reklama