Formatowanie liczbowe w programie Excel

Formatowanie walutowe i księgowe

Chyba najczęściej chcemy pokazać liczbę jako walutę. W Polsce będą to złotówki. Mamy przygotowanych kilka komórek do sformatowania (Rysunek 1).

Żeby nałożyć podstawowe formatowanie tego typu, można zaznaczyć komórki, na które chcemy nałożyć konkretne formatowanie liczbowe, a następnie rozwinąć listę rozwijaną na karcie Narzędzia główne (Rysunek 2). Na razie chcemy sformatować tylko B3 i B4 jako podstawowe formatowanie walutowe. Excel na tej liście podpowiada nam, jak będzie pokazywana liczba dla poszczególnych podstawowych formatów liczbowych. Widzimy, że liczba może być sformatowana jako data i czas, ale na razie skupmy się na formatach związanych z walutami.

Gdy już sformatowaliśmy komórkę B3 i B4 podstawowym formatowaniem walutowym, możemy zobaczyć (Rysunek 3), że został dodany symbol waluty (zgodnie z ustawieniami regionalnymi Windowsa) oraz również separator tysięcy. Pamiętajmy, że separator tysięcy i dziesiętny są zależne od ustawień regionalnych Windowsa i domyślnie dla różnych krajów mogą się różnić. Przykładowo dla Polski, Francji, Niemiec czy Włoch będą to odpowiednio spacja i przecinek, a dla Stanów Zjednoczonych, Kanady, Wielkiej Brytanii czy Australii – przecinek i kropka.

Teraz zwróćmy uwagę na wartość przechowywaną w komórce. Pokazywana jest ona w pasku formuły (Rysunek 1 i 3). Do wartości przechowywanej w komórce nie został dodany symbol waluty, ale widzimy większą precyzję (większą liczbę cyfr) po przecinku, niż jest to pokazywane w arkuszu. Jest to związane z najważniejszą cechą formatowania liczbowego. Nieważne, jaka wartość jest pokazywana w komórce na arkuszu. Excel będzie zawsze wykonywał obliczenia na wartości przechowywanej w komórce tzw. wartości bazowej. W tym przykładzie możemy ją zobaczyć w pasku formuły, ale jeśli byłaby ona wynikiem formuły albo niektórych innych formatowań liczbowych, nie zobaczylibyśmy tej dokładnej wartości. Łatwo jednak możemy pokazać, że Excel faktycznie wykonuje obliczenia na wartości bazowej. Wystarczy, że przemnożymy wartość w komórce B3 przez 1000 (Rysunek 4).

W wyniku widzimy 2 na końcu liczby. Możemy też zauważyć, że Excel automatycznie skopiował formatowanie walutowe z komórki B3 do wyniku komórki D3. Dzieje się tak dla podstawowych formatów liczbowych i prostych operacji matematycznych, gdzie Excel ma pewność, jak powinien sformatować wartość liczbową.

Omawiając dalej formatowanie walutowe, warto zwrócić uwagę, że istnieje skrót klawiszowy (Ctrl + Shift + 4), który pozwoli nam szybko nałożyć formatowanie walutowe na zaznaczone komórki. Ten skrót klawiszowy nakłada jednak trochę inne formatowanie walutowe niż zastosowane przez nas podstawowe formatowanie. Dodaje on warunek, że liczby ujemne mają być pokazywane na czerwono (Rysunek 5).

Nie tylko do formatowania walutowego istnieje skrót klawiszowy. Poszczególne skróty zostały opisane w Tabeli 1.

Kolejną ważną rzeczą, na którą musimy zwrócić uwagę przy formatowaniu liczbowym, są wizualne zaokrąglenia. Możemy przykładowo skorzystać z poleceń Zwiększ dziesiętne i Zmniejsz dziesiętne na karcie Narzędzia główne (Rysunek 6), by zmienić liczbę cyfr po przecinku.

Jeśli zaczniemy zmniejszać liczbę cyfr po przecinku dla liczb z komórki B3 i B4, będą one odpowiednio pokazywały 8 434,5 zł i -544,0 zł, dla jednego miejsca po przecinku oraz 8 434 zł i -544 zł dla zera miejsc po przecinku. Widzimy, że liczby zostały odpowiednio zaokrąglone, ale tylko wizualnie. Wynik mnożenia nie uległ zmianie, bo Excel cały czas wykonuje obliczenia na wartościach bazowych.

Teraz możemy przejść do zmiany waluty. Podstawowe waluty dla okręgu kulturowego bazującego na ustawienia regionalnych znajdziemy bezpośrednio pod listą rozwijaną z podstawowymi typami formatowania liczbowego (Rysunek 7).

My chcemy zobaczyć jeszcze więcej możliwości formatowania liczbowego. Dlatego z listy rozwijanych podstawowych formatów liczbowych wybieramy opcję Więcej formatów liczb albo po zaznaczeniu komórek korzystamy ze skrótu klawiszowego Ctrl + 1. Obie ścieżki otworzą nam okno Formatowania komórki, domyślnie na zakładce Liczby (Rysunek 8).

Dla kategorii formatowania liczbowego walutowego możemy wybrać liczbę miejsc dziesiętnych, symbol waluty (jest tu chyba każda waluta istniejąca na świecie, nawet bitcoin) oraz sposób formatowania liczb ujemnych. Aktualnie wybrane, żeby liczby ujemne pokazywały się ze znakiem minus oraz kolorowały na czerwono.

Jeśli formaty w danej kategorii nie zapewniają nam wystarczającej kontroli nad sposobem pokazywania liczby, możemy przejść na kategorię Niestandardowe (Rysunek 9).

Widzimy tu dokładny kod formatowania dla pokazywania liczby jako złotówki bez liczb dziesiętnych, ale widzimy też inne ostatnio używane style formatowania liczbowego niestandardowego. W tych podstawowych formatach liczbowych możemy wyróżnić różne znaki odpowiedzialne za odpowiednie pokazywanie liczby (Tabela 2).