KSeF – to już pewne! Wszystko, co musisz wiedzieć o rewolucji w fakturowaniu

Wprowadzenie KSeF to największa reforma fakturowania w Polsce od czasu wprowadzenia JPK_VAT. Pierwotnie miał być obowiązkowy od 1 lipca 2024 r., jednak w związku z problemami technicznymi i obawami przedsiębiorców o gotowość systemów Ministerstwo Finansów przesunęło termin.

Dziś harmonogram wygląda następująco:

• 1 lutego 2026 r. – obowiązek korzystania z KSeF dla podmiotów dużych,
• 1 kwietnia 2026 r. – dla pozostałych podmiotów wystawiających faktury z wyjątkiem podatników tzw. wykluczonych cyfrowo, którzy wejdą do KSEF do 1 stycznia 2027.

Choć firmy są zobowiązane do dołączenia do KSeF w ustawowych terminach wynikających z obowiązku wystawiania faktur, to ze względu na konieczność odbierania faktur w systemie wskazuje się, że wszyscy podatnicy powinni rozpocząć korzystanie z KSeF już od 1 lutego 2026 r.

Wysyłanie i odbieranie faktur w KSEF

Pierwszym krokiem jest wystawienie faktury w systemie księgowym zintegrowanym z API KSeF lub bezpośrednio przy użyciu aplikacji Ministerstwa Finansów. Integracja systemów księgowych z API KSeF jest rozwiązaniem szczególnie rekomendowanym dla dużych podmiotów, które co do zasady wystawiają i otrzymują dużą liczbę faktur. Takie podejście znacząco przyspiesza proces księgowania dokumentów oraz pozwala zaoszczędzić czas, ponieważ eliminuje konieczność każdorazowego logowania się do aplikacji KSeF w celu pobrania lub wysłania faktur. Przy dużej skali operacji ręczne logowanie mogłoby być uciążliwe i prowadzić do dezorganizacji pracy.

Podmioty, które obsługują niewielką liczbę faktur, mogą natomiast wysyłać i odbierać dokumenty bezpośrednio z aplikacji Ministerstwa Finansów, bez konieczności wdrażania zaawansowanej integracji.

Fakturowanie w systemie KSeF wiąże się z określeniem trybu, w jakim będą wystawiane i przesyłane faktury. W praktyce wyróżniamy dwa podstawowe tryby pracy: online oraz offline. W ramach trybu offline funkcjonują trzy szczegółowe warianty: offline 24, offline – niedostępność KSeF oraz tryb awaryjny.

Tryb online to podstawowy sposób pracy w KSeF, polegający na natychmiastowym przesyłaniu faktur do systemu Ministerstwa Finansów. Podatnik może ustalić, w jakich momentach system księgowy automatycznie wyśle fakturę — np. po jej zatwierdzeniu. Zgodnie z przepisami jest to tryb rekomendowany i powinien być stosowany przez podatników w pierwszej kolejności.

Tryb offline umożliwia wystawienie faktury poza KSeF z późniejszym obowiązkiem przesłania jej do systemu w określonym terminie. Tryb offline obejmuje trzy warianty:

1. Tryb offline 24 — przeznaczony dla wszystkich podatników, którzy z różnych przyczyn nie mogą przesłać faktury w momencie jej wystawienia, np. z powodu braku Internetu czy problemów technicznych. Fakturę należy dostarczyć do KSeF najpóźniej następnego dnia roboczego. Faktury przekazywane nabywcy poza systemem muszą być oznaczone dwoma kodami QR.
2. Tryb offline – niedostępność KSeF — stosowany w sytuacji, gdy po stronie podatnika nie występują problemy techniczne, ale system KSeF jest czasowo niedostępny lub nie przyjmuje faktur. W takim przypadku podatnik może wystawić fakturę poza systemem i przesłać ją niezwłocznie po przywróceniu działania KSeF. Tu również wymagane są odpowiednie oznaczenia faktury kodami QR.
3. Tryb awaryjny – stosowany w szczególnych przypadkach oficjalnie ogłoszonej niedostępności KSeF leżącej po stronie Ministerstwa Finansów. Podatnik wystawia fakturę zgodnie z procedurą awaryjną, a po ustaniu awarii przesyła dokumenty do KSeF. Podobnie jak w poprzednich wariantach, faktura przekazywana poza systemem musi zostać oznaczona dwoma kodami QR. Po wysyłce faktury do aplikacji ministerstwa należy pamiętać o pobraniu UPO (Urzędowe Poświadczenie Odbioru).

Jak odbierać faktury z KSeF?

Logowanie do KSeF może odbywać się zarówno poprzez zintegrowany program księgowy, jak i bezpośrednio przez aplikację Ministerstwa Finansów. Po uzyskaniu dostępu system automatycznie prezentuje listę faktur przypisanych do numeru NIP danego podmiotu, co umożliwia sprawne pobranie nowych dokumentów. W przypadku integracji z API KSeF import faktur do programu księgowego odbywa się w pełni automatycznie, co znacząco usprawnia obieg dokumentów i eliminuje konieczność wykonywania czynności manualnych.

Proces weryfikacji i księgowania jest ułatwiony dzięki jednolitej strukturze XML, w jakiej występują wszystkie faktury. Zmniejsza to ryzyko błędów oraz pozwala na zastosowanie automatycznych mechanizmów kontroli poprawności danych. Pobieranie dokumentów wyłącznie za pośrednictwem KSeF ogranicza także ryzyko zaksięgowania faktury, która powinna zostać wystawiona w systemie, ale została przekazana poza nim.