Przedsiębiorcy w Polsce coraz częściej mierzą się z pytaniem, czy warto postawić na zewnętrzne formy prowadzenia księgowości. W jakiej skali jest to opłacalne? W jaki sposób skonstruować bezpieczne i efektywne środowisko finansowe? Na co postawić? Czy biuro rachunkowe nie będzie za drogie?

W Polsce wciąż pokutuje pogląd, że własny dział księgowy jest najlepszym rozwiązaniem, a w mojej opinii jest dokładnie na odwrót. Patrząc na mapę Europy, możemy zaobserwować ciekawe zjawisko, tj. na wschód od naszego kraju księgowy zewnętrzny jest praktycznie niespotykany, natomiast na zachód od nas istnieje bardzo wiele dużych przedsiębiorstw rachunkowych rozliczających firmy każdej wielkości (z ciekawostek mniej znanych – cała wielka czwórka [czyli E&Y, Deloitte, KPMG, PwC] ma swoje „odnogi” księgowo-kadrowe). W Polsce na szczęście świadomość przedsiębiorców rośnie z każdym rokiem, stąd też dynamiczny rozwój podmiotów rachunkowych, aczkolwiek wiele nam jeszcze brakuje do zachodnich sąsiadów. Zastanówmy się więc nad kilkoma kwestiami. Dlaczego firmy Europy Zachodniej działają w ten sposób? Jak zorganizować taki model działania i czy warto?

Nowoczesne metody wymiany informacji

Nieuchronnie zbliża się dzień, kiedy faktura papierowa będzie już tylko niemiłym wspomnieniem. Coraz większa świadomość konieczności dbania o środowisko, a także rozwój technologii kierują nas do tzw. punktu paper out, czyli poziomu zużycia papieru na poziomie zerowym. Znacząca liczba firm generuje już faktury elektronicznie i przesyła je do swoich kontrahentów w formie zdigitalizowanej. I nawet nie musi ich drukować, o ile ma możliwość trwałego zabezpieczenia kopii baz danych. Z informacji przekazywanych nam z Ministerstwa Finansów wiemy, że resort pracuje nad rozwiązaniami całkowicie zmieniającymi proces cyfryzacji faktur poprzez wygenerowanie jednego standardowego formatu wymiany faktur online w formie pliku JPK. Mamy również do dyspozycji technologie takie jak skanery, w związku z czym przekazanie plików do firmy księgowej nie jest już teraz tak dużym problemem jak jeszcze parę lat temu. Zewnętrzny księgowy może na bieżąco otrzymywać dokumenty w formie elektronicznej, a np. raz w miesiącu możemy dosyłać mu resztę papierowych oryginałów, które zostały lub nie zostały zeskanowane wcześniej. W dzisiejszych czasach, dzięki rozwojowi technik komunikacyjnych, księgowy jest dostępny tak, jakby siedział tuż za ścianą w pokoju obok.

Już teraz firmy księgowe korzystają z kilku sposobów przekazywania dokumentów elektronicznych, proponując klientom zewnętrzny dysk sieciowy, dedykowany adres e-mail, na który mogą być przesyłane faktury wystawiane przez podmioty dostarczające swoje produkty do klienta. Wspólne Excele z listami wydatków i ich opisami, kodami projektowymi faktur, dekretami. Niektóre przedsiębiorstwa decydują się na dedykowane aplikacje typu paper flow, które każdy dokument umieszczają w jednym repozytorium cyfrowym, z jasnym komunikatem, jak został ujęty. Komunikacja w dzisiejszych czasach jest zdecydowanie łatwiejsza, rewolucja cyfrowa już jest w biurach księgowych, a lada moment wejdzie też do prawa podatkowego/bilansowego.

Oprócz pracy na dokumentach elektronicznych możliwą opcją współpracy jest praca na wspólnych nowoczesnych narzędziach księgowych. W ten sposób programy sprzedażowe czy magazynowe w łatwy i ciągły sposób przesyłają informacje do głównego systemu księgowego. W znacznym stopniu ułatwia to pracę i przyspiesza rozliczanie przedsiębiorstwa, co jest tym istotniejsze, że informacje podatkowe muszą być przekazywane jak najszybciej.

Przy dużych obrotach firmy muszą mieć na pokładzie kilka osób z controllingu. Po pierwsze, finansowy controlling strategiczny, który określi długoterminowe plany firm w kontekście finansowym. Dobrze więc mieć w firmie kogoś piastującego stanowisko dyrektora finansowego, osobę, która weźmie odpowiedzialność za planowanie finansów firmy, a także za koordynację realizacji obowiązków fiskalnych podmiotu. Jednocześnie ktoś dokumenty finansowe musi operacyjnie przetwarzać, zbierać, opłacać, akceptować wydatki. Zazwyczaj taką pracę w firmie ktoś już wykonuje i nie przekazuje się jej na zewnątrz. Zawsze w firmie jest osoba zajmująca się „miękką stroną” kadr, czyli rozwojem pracowników i kształtowaniem polityki wynagrodzeń. Przeważnie należy ona do kadry zarządzającej, która dba o zespół. Całą „twardą stronę” kadr może natomiast robić biuro rachunkowe, czyli takie rzeczy jak pensje, ZUS, PIT-y spadają w zewnętrzne ręce.

 

Full access available for logged users only. Log in or select best subscription option here..

Log in Order a subscription

Also check

Agile

W znaczeniu formalnym agile to zwinne metody tworzenia oprogramowania1, będące alternatywnym rozwiązaniem dla tradycyjnego podejścia opartego na modelu kaskadowym (waterfall model), który uznaje poszczególne fazy tworzenia oprogramowania za odrębne i rekomenduje wykonywanie ich w porządku jedna po drugiej. Choć termin ten ukuty został na gruncie programowania, agile można rozpatrywać w sposób bardziej uniwersalny, odnosząc go do filozofii i metodyki pracy przebiegającej w zgodzie z wartościami opisanymi w „Manifeście agile”.

Read more

Autonomiczne utrzymanie ruchu, czyli TPM

MC_64_86.jpg

Organizm ludzki jest skomplikowaną maszynerią, w której szereg komórek, tkanek i narządów musi ze sobą współgrać w pełnej harmonii, abyśmy mogli odczuwać witalność i cieszyć się zdrowiem. Dla zachowania tego stanu podejmujemy szereg czynności w postaci właściwej diety, regularnych treningów, regularnych wizyt u lekarzy, doskonalimy nasze umiejętności dotyczące rozwoju fizycznego oraz poszerzamy zakres wiedzy na temat zdrowego trybu życia. W tym kontekście maszyny produkcyjne niczym nie różnią się od ludzkiego organizmu. Podzespoły, części, magistrale i płynące w ich instalacjach płyny przypominają twór, którego żywotność zależy od dbałości o jego stan fizyczny. I podobnie jak dla fanów zdrowego trybu życia opracowywanych jest wciąż wiele nowych programów, tak dla maszyn produkcyjnych istnieje metodologia zapewnienia ich żywotności i maksymalizacji dostępności do pracy.

Read more

Recepta na idealną analizę - przygotowanie procesu

MC_64_69.jpg

Firmy nieustannie próbują nadążyć za zmianą, aby być lepsze niż konkurencja i osiągać coraz lepsze wyniki finansowe. Nie jest to łatwe zadanie, zwłaszcza w perspektywie nowych potrzeb, które rodzą się w procesie zmiany. Świadomość firmy, jej pozycji na rynku i otoczenia, jest jednym z wielu czynników, które mają realny wpływ na to, czy firma odnajdzie się w nowej, zmienionej rzeczywistości. Wiarygodne dane, umiejętne ich wykorzystanie, analiza i prezentacja są niezbędne przy podejmowaniu właściwych decyzji biznesowych. W obliczu ilości gromadzonych informacji, tempa ich przetwarzania oraz różnorodności danych perspektywa dostarczenia rzetelnej analizy nie jest oczywista i wiąże się z wieloma wyzwaniami. Jakie trudności niesie ze sobą proces przygotowania danych do analizy oraz jak sobie z nimi poradzić?

Read more

Current issue

Polecamy

Go to

Partners

Reklama