Od lat nie cichnie dyskusja na temat przepływu pracy i dokumentów oraz zarządzania procesami biznesowymi zachodzącymi w firmach. Nierzadko wiele pojęć z tego zakresu stosujemy błędnie, dlatego warto usystematyzować sobie wiedzę o nich, wskazać różnice między nimi i ostatecznie odpowiedzieć na pytanie, czy oprogramowania wspomagające ten obszar można z sukcesem wdrożyć we wszystkich przedsiębiorstwach. To kluczowe, jeśli chcemy skutecznie zarządzać procesami w firmie.

Dokumenty i procesy

Demagogią jest twierdzenie, że koszt przechowywania dokumentu elektronicznego to tylko kilka mikrometrów dysku i koszt tego miniobszaru. Prawdziwym kosztem przechowania takiego dokumentu jest bowiem koszt całej infrastruktury wraz z jej zabezpieczeniem. Gdyby było inaczej, każdy z nas miałby już w firmie elektroniczne superarchiwum.

Co więcej, obieg dokumentów to nie – jak się mylnie sądzi – zarządzanie procesami. Dokumenty są tylko jednym z elementów mapy procesów organizacji, a zatem systemy obiegu dokumentów to wsparcie zarządzania zorientowanego na procesy, nie zaś systemy zarządzania procesami biznesowymi.

Wielu utożsamia pojęcie obiegu dokumentów, obiegu informacji z procesami biznesowymi i ich zarządzaniem. Jest to moim zdaniem kluczowe nieporozumienie, żeby nie powiedzieć błąd.

Proces biznesowy to działanie charakteryzujące się przede wszystkim wnoszeniem wartości dodanej i posiadanie papieru czy dokumentu w wersji elektronicznej nie ma tu nic do rzeczy. Na mapie procesów biznesowych dokumenty i ich kolejne wersje stanowią produkty procesów (niejedyne zresztą). Proces polegający na podjęciu decyzji to praca człowieka niosąca dużą wartość dodaną, ale nie obieg dokumentów będących śladami po niektórych tylko procesach w firmie. Dla przykładu procesem jest wyprodukowanie podzespołu i nie ma to nic wspólnego z systemem obiegu dokumentów. Gdzieś po drodze powstanie dokumentacja techniczna, ale to jeden z elementów systemu zarządzania procesami w firmie, jego podsystem.

Systemy obiegu dokumentów i obiegu informacji są ważnymi elementami w każdej organizacji, ale są to tylko produkty i to nie wszystkie na mapie procesów biznesowych firmy, dlatego właśnie nazywanie systemów, zaliczanych do klasy workflow, systemami BPM (Business Process Management) uważam za poważne nadużycie.

Kolejną ślepą uliczką jest traktowanie systemów klasy workflow jako narzędzi ścisłej kontroli poczynań pracowników. Nie znam przypadku wdrożenia systemu zakończonego sukcesem, którego głównym celem było kontrolowanie pracowników (np. czasu ich pracy). Znacznie skuteczniejsze są systemy informatyczne zaprojektowane tak, by pomagały pracownikom osiągać ich cele. Takie niejako wdrażają się same. Z kolei systemy kontroli i restrykcji, nawet jeżeli udaje się je wdrożyć, są bardzo kosztowne i często bojkotowane przez pracowników.

Jednak coś w tym jest, że obieg dokumentów (informacji) czasami staje się modelem procesów.

Kiedy i co modelować

Jeżeli czegoś nie można narysować, to znaczy, że to nie istnieje! To stwierdzenie odnosi się do istoty procesów i zarządzania nimi. Aby czymkolwiek zarządzać, należy to najpierw opisać, czyli udokumentować. Takim opisem będzie mapa procesów biznesowych, która stanowi model firmy z perspektywy jej funkcjonowania. Jak ją prawidłowo wykonać?

Model firmy powinien w sposób jasny i zrozumiały dla jej pracowników opisywać firmę, jej cel rynkowy oraz wszelkie jej aktywności wewnętrzne i zewnętrzne. Jest on niezbędny do przewidywania zachowań firmy, ale także do przygotowania jej na wdrożenia systemów informacyjnych.

Full access available for logged users only. Log in or select the best subscription option here..

Log in Order a subscription

Also check

Zarządzanie przepływem pracy, czyli po co w projektach stosuje się system Kanban?

MC_65_33.jpg

System Kanban tradycyjnie kojarzy się z przedsiębiorstwami produkcyjnymi. Pozwala na zoptymalizowanie poziomu zapasów oraz takie zarządzanie procesami produkcyjnymi, by były one bardziej dopasowane do potrzeb zgłaszanych przez rynek. Korzyści wynikające z tego podejścia szybko zostały dostrzeżone również przez firmy działające w innych sektorach gospodarki. Nie dziwi zatem fakt, że koncepcja Kanban została adaptowana również na grunt zarządzania projektami.

Read more

SAP w branży logistycznej - to logiczne!

MC_65_29.jpg

SAP jest systemem klasy ERP, łączącym wszystkie obszary działalności przedsiębiorstwa. Składa się z wielu modułów, które odpowiadają obszarom działalności przedsiębiorstwa, takim jak: logistyka i produkcja, kadry i płace, finanse i controlling. Główną zaletą wdrożenia systemu ERP, takiego jak SAP, jest zgromadzenie wszystkich potrzebnych informacji w jednym miejscu. Dzięki wdrożeniu SAP-a uprawnieni pracownicy znajdą w systemie komplet danych źródłowych i wynikowych. Takie podejście sprawia, że branża logistyczna może jeszcze skuteczniej wpływać na efektywne działanie całego przedsiębiorstwa oraz na ciągłe ulepszanie wyników sprzedażowych.

Read more

Technologie informatyczne wspierające prowadzenie biznesu - case study branży spożywczej

MC_65_24.jpg

Przedsiębiorstwa dysponują dziś większą ilością danych niż kiedykolwiek. Nigdy w historii ani nie zbierały, ani nie raportowały tylu informacji podatkowych czy gospodarczych. W wielu branżach kontrola jakości nigdy nie była na tak zaawansowanym poziomie. Jednak by przetworzyć i właściwie zanalizować tak duże zasoby danych, trzeba wykorzystać technologie: systemy analityczne, systemy wspierające przetwarzanie informacji zgodnie z obowiązującymi przepisami na przykład w zakresie finansów i księgowości czy kadr i płac, a także systemy pozwalające na połączenie danych spływających z różnych źródeł – produkcji, magazynów i sprzedaży.

Read more

Current issue

Polecamy

Go to

Partners

Advertisement