Od lat nie cichnie dyskusja na temat przepływu pracy i dokumentów oraz zarządzania procesami biznesowymi zachodzącymi w firmach. Nierzadko wiele pojęć z tego zakresu stosujemy błędnie, dlatego warto usystematyzować sobie wiedzę o nich, wskazać różnice między nimi i ostatecznie odpowiedzieć na pytanie, czy oprogramowania wspomagające ten obszar można z sukcesem wdrożyć we wszystkich przedsiębiorstwach. To kluczowe, jeśli chcemy skutecznie zarządzać procesami w firmie.

Dokumenty i procesy

Demagogią jest twierdzenie, że koszt przechowywania dokumentu elektronicznego to tylko kilka mikrometrów dysku i koszt tego miniobszaru. Prawdziwym kosztem przechowania takiego dokumentu jest bowiem koszt całej infrastruktury wraz z jej zabezpieczeniem. Gdyby było inaczej, każdy z nas miałby już w firmie elektroniczne superarchiwum.

Co więcej, obieg dokumentów to nie – jak się mylnie sądzi – zarządzanie procesami. Dokumenty są tylko jednym z elementów mapy procesów organizacji, a zatem systemy obiegu dokumentów to wsparcie zarządzania zorientowanego na procesy, nie zaś systemy zarządzania procesami biznesowymi.

Wielu utożsamia pojęcie obiegu dokumentów, obiegu informacji z procesami biznesowymi i ich zarządzaniem. Jest to moim zdaniem kluczowe nieporozumienie, żeby nie powiedzieć błąd.

Proces biznesowy to działanie charakteryzujące się przede wszystkim wnoszeniem wartości dodanej i posiadanie papieru czy dokumentu w wersji elektronicznej nie ma tu nic do rzeczy. Na mapie procesów biznesowych dokumenty i ich kolejne wersje stanowią produkty procesów (niejedyne zresztą). Proces polegający na podjęciu decyzji to praca człowieka niosąca dużą wartość dodaną, ale nie obieg dokumentów będących śladami po niektórych tylko procesach w firmie. Dla przykładu procesem jest wyprodukowanie podzespołu i nie ma to nic wspólnego z systemem obiegu dokumentów. Gdzieś po drodze powstanie dokumentacja techniczna, ale to jeden z elementów systemu zarządzania procesami w firmie, jego podsystem.

Systemy obiegu dokumentów i obiegu informacji są ważnymi elementami w każdej organizacji, ale są to tylko produkty i to nie wszystkie na mapie procesów biznesowych firmy, dlatego właśnie nazywanie systemów, zaliczanych do klasy workflow, systemami BPM (Business Process Management) uważam za poważne nadużycie.

Kolejną ślepą uliczką jest traktowanie systemów klasy workflow jako narzędzi ścisłej kontroli poczynań pracowników. Nie znam przypadku wdrożenia systemu zakończonego sukcesem, którego głównym celem było kontrolowanie pracowników (np. czasu ich pracy). Znacznie skuteczniejsze są systemy informatyczne zaprojektowane tak, by pomagały pracownikom osiągać ich cele. Takie niejako wdrażają się same. Z kolei systemy kontroli i restrykcji, nawet jeżeli udaje się je wdrożyć, są bardzo kosztowne i często bojkotowane przez pracowników.

Jednak coś w tym jest, że obieg dokumentów (informacji) czasami staje się modelem procesów.

Kiedy i co modelować

Jeżeli czegoś nie można narysować, to znaczy, że to nie istnieje! To stwierdzenie odnosi się do istoty procesów i zarządzania nimi. Aby czymkolwiek zarządzać, należy to najpierw opisać, czyli udokumentować. Takim opisem będzie mapa procesów biznesowych, która stanowi model firmy z perspektywy jej funkcjonowania. Jak ją prawidłowo wykonać?

Model firmy powinien w sposób jasny i zrozumiały dla jej pracowników opisywać firmę, jej cel rynkowy oraz wszelkie jej aktywności wewnętrzne i zewnętrzne. Jest on niezbędny do przewidywania zachowań firmy, ale także do przygotowania jej na wdrożenia systemów informacyjnych.

Full access available for logged users only. Log in or select best subscription option here..

Log in Order a subscription

Also check

Agile

W znaczeniu formalnym agile to zwinne metody tworzenia oprogramowania1, będące alternatywnym rozwiązaniem dla tradycyjnego podejścia opartego na modelu kaskadowym (waterfall model), który uznaje poszczególne fazy tworzenia oprogramowania za odrębne i rekomenduje wykonywanie ich w porządku jedna po drugiej. Choć termin ten ukuty został na gruncie programowania, agile można rozpatrywać w sposób bardziej uniwersalny, odnosząc go do filozofii i metodyki pracy przebiegającej w zgodzie z wartościami opisanymi w „Manifeście agile”.

Read more

Autonomiczne utrzymanie ruchu, czyli TPM

MC_64_86.jpg

Organizm ludzki jest skomplikowaną maszynerią, w której szereg komórek, tkanek i narządów musi ze sobą współgrać w pełnej harmonii, abyśmy mogli odczuwać witalność i cieszyć się zdrowiem. Dla zachowania tego stanu podejmujemy szereg czynności w postaci właściwej diety, regularnych treningów, regularnych wizyt u lekarzy, doskonalimy nasze umiejętności dotyczące rozwoju fizycznego oraz poszerzamy zakres wiedzy na temat zdrowego trybu życia. W tym kontekście maszyny produkcyjne niczym nie różnią się od ludzkiego organizmu. Podzespoły, części, magistrale i płynące w ich instalacjach płyny przypominają twór, którego żywotność zależy od dbałości o jego stan fizyczny. I podobnie jak dla fanów zdrowego trybu życia opracowywanych jest wciąż wiele nowych programów, tak dla maszyn produkcyjnych istnieje metodologia zapewnienia ich żywotności i maksymalizacji dostępności do pracy.

Read more

Recepta na idealną analizę - przygotowanie procesu

MC_64_69.jpg

Firmy nieustannie próbują nadążyć za zmianą, aby być lepsze niż konkurencja i osiągać coraz lepsze wyniki finansowe. Nie jest to łatwe zadanie, zwłaszcza w perspektywie nowych potrzeb, które rodzą się w procesie zmiany. Świadomość firmy, jej pozycji na rynku i otoczenia, jest jednym z wielu czynników, które mają realny wpływ na to, czy firma odnajdzie się w nowej, zmienionej rzeczywistości. Wiarygodne dane, umiejętne ich wykorzystanie, analiza i prezentacja są niezbędne przy podejmowaniu właściwych decyzji biznesowych. W obliczu ilości gromadzonych informacji, tempa ich przetwarzania oraz różnorodności danych perspektywa dostarczenia rzetelnej analizy nie jest oczywista i wiąże się z wieloma wyzwaniami. Jakie trudności niesie ze sobą proces przygotowania danych do analizy oraz jak sobie z nimi poradzić?

Read more

Current issue

Polecamy

Go to

Partners

Reklama