Lubelska firma Infinite to jeden z liderów branży rozwiązań IT dla przedsiębiorstw. Od ponad 18 lat realizuje wdrożenia nie tylko w Europie, ale także dla klientów obszaru MENA w zakresie usług elektronicznej wymiany danych, mobilnego systemu sprzedaży, podpisów elektronicznych, zarządzania dokumentami czy e-commerce. Duża liczba różnych projektów wdrożeniowych powoduje konieczność precyzyjnego analizowania kosztów i przychodów.

Konsolidacja wyników oraz raportowanie wyników na produktach - duże wymaganie, proste rozwiązanie

Materiał powstał przy współpracy z partnerem:

Controlling Systems

WYZWANIE: Zapotrzebowanie na informacje w obszarze controllingu rosło, oczekiwania co do ich szczegółowości, precyzji i szybkości także, mimo, że firma nie posiadała zaawansowanego systemu ERP, który umożliwiłby łatwy dostęp do danych źródłowych. W wielu organizacjach przeważa podejście, w którym najpierw należy poukładać część operacyjną funkcjonowania firmy poprzez wdrożenie w pełni zintegrowanego systemu. Często towarzyszy temu oczekiwanie, że ten wybrany system ERP będzie posiadał także wystarczające funkcjonalności gwarantujące odpowiedni poziom analiz oraz system raportowania. Takie podejście bywa brutalnie weryfikowane przez rzeczywistość. Z różnych powodów wdrożenia ERP zwykle trwają długo i często obejmowane są nimi jedynie wybrane obszary funkcjonowania organizacji (np. finanse i sprzedaż). Pojawia się więc refleksja – szkoda, że nie zabraliśmy się za controlling wcześniej.

Infinite do takiego wniosku doszło już na samym początku i podjęto decyzję o wdrożeniu kompleksowego rozwiązania controllingowego EURECA, które bazuje na aktualnie posiadanych systemach, z ­założeniem jednak, że wybrany system controllingowy w przyszłości pozwoli na proste i szybkie połączenie z dowolnym systemem wykorzystywanym w firmie. Tu należy podkreślić, że jednym z atutów systemu EURECA jest jego elastyczność i możliwość ciągłego rozwoju systemu raportowania oraz jego przystosowania do zmieniających się uwarunkowań oraz oczekiwań poszczególnych użytkowników – rozpoczynając od zarządu spółki po managerów. To właśnie tę elastyczność EUREKI wykorzystano w Infinite, aby najpierw wdrożyć ją bez stałych zasileń z systemów źródłowych i uzupełnić te zasilenia, gdy już spółka podejmie decyzję o ostatecznym kształcie systemów dziedzinowych i ewidencyjnych. Wdrożenie EUREKI i poznanie jej możliwości analityczno-raportowych przed podjęciem decyzji o zmianie m.in. systemu ERP pozwoliło zidentyfikować oraz jasno zdefiniować wymagania co do funkcjonalności i elastyczności dla nowego systemu ERP. Przy każdym wdrożeniu pełna wiedza na temat oczekiwań co do systemu jest bezcenna – pozwala zaoszczędzić czas i pieniądze. Łatwość zasilania EUREKI za pomocą dowolnych plików Excel stwarza mnóstwo perspektyw raportowych. Pozwala na współpracę systemu controllingowego zarówno z wysoko zaawansowanymi systemami dziedzinowym,i jak i prostymi rozwiązaniami. Dzięki temu w Infinite było możliwe połączenie poprzez pliki Excel dużej paczki danych z wewnętrznych aplikacji w jednym miejscu. Przy wykorzystaniu zaawansowanego systemu można zrezygnować z zasilania poprzez Excel na rzecz bezpośredniej integracji z systemami dziedzinowymi. Integracja pozwala na szybsze pozyskiwanie informacji bardziej szczegółowych, otwiera możliwości prognozowania w oparciu o dane pochodzące jednocześnie z kilku źródeł. Otwiera to nowe możliwości dla kadry menadżerskiej.

Przed podjęciem decyzji o wdrożeniu zaawansowanego rozwiązania controllingowego EURECA spółka Infinite posiadała już rozwinięty controlling w pełni oparty na Excelu. Wdrożenie nowego narzędzia pozwoliło na operowanie na większej liczbie parametrów i przede wszystkim na znaczące skrócenie czasu przygotowania raportów. Wdrożenie trwało 3 miesiące (listopad 2019 – styczeń 2020), przy dużym udziale zaawansowanego controllera finansowego, pana Sławomira Berestka.

Podczas każdego wdrożenia pojawiają się wyzwania, zderzenie możliwości z oczekiwaniami, nieznane wcześniej ograniczenia i obawa, aby nie zrobić kroku wstecz, aby przy wdrożeniu nowego, „lepszego” rozwiązania, nie stracić czegoś, co działało dobrze i do czego byli przyzwyczajeni użytkownicy.

I tym razem także pojawiły się dwa wyzwania:

  • konsolidacja całościowych wyników grupy spółek oraz wybranych produktów spółki;
  • raportowanie wyników po produktach.

Konsolidacja

Infinite współpracuje w obszarze swojej działalności z kilkoma podmiotami powiązanymi. W związku z tym powstała konieczność powiązania danych z różnych podmiotów na poziomie analiz zarządczych. Prezentacja „konsolidacji zarządczej” wyników grupy spółek, wyników wybranych produktów spółki, których obsługa jest realizowana przez różne podmioty jest mocno czasochłonna, uciążliwa i może być podatna na błędy – jeżeli jest przygotowywana przy wykorzystaniu plików Excel. W przypadku konsolidacji zarządczej wyników całej grupy lub jednego produktu w obrębie kilku spółek powiązanych sytuacja była o tyle prostsza, że konsolidowane są wszystkie dedykowane konta księgowe, na których ewidencjonowana jest wzajemna sprzedaż i koszty pomiędzy podmiotami powiązanymi. Większy problem stanowią transakcje powiązane pomiędzy różnymi produktami, gdzie nie wszystkie wzajemne transakcje muszą podlegać automatycznemu wyłączeniu. Dana usługa zakupiona od podmiotu powiązanego równie dobrze mogłaby być kupiona na zewnątrz i z tego względu, prezentując wynik produktu nie możemy wyłączać danego typu transakcji z podmiotem powiązanym. Dlatego w tych przypadkach konsolidacja musi się odbywać na innych zasadach i z uwzględnieniem innych wyłączeń niż przy pełnej konsolidacji.

Sławomir Berestek
Controller finansowy, INFINITE

„W wyniku „Szacuję, że dzięki wdrożeniu EUREKI ja sam oszczędzam jakieś 5 dni roboczych w miesiącu (2–3 dni na raportowanie standardowe, 2 dni na raporty ad hoc oraz 1 dzień na raporty dla potrzeby organów właścicielskich. Dla zarządu i managerów największą wartością są szerokie możliwości analityczne oraz szybkość, z jaką uzyskują raporty.”

„Wyzwanie dwóch rodzajów konsolidacji” zostało rozwiązane poprzez utworzenie tabeli parametryzującej, w której dla każdej metody konsolidacji controller definiuje warunki, konta księgowe, które mają być wyłączone w raportowaniu, tj. które konta są pomijane w raportowaniu. Dla wymiaru „Produkt” został dodany specjalny member properties (dodatkowe cechy opisujące dany wymiar), w których wskazywany jest sposób konsolidacji, czy ma to być pełna konsolidacja, czy „produktowa”. Dzięki temu rozwiązaniu na poziomie definicji produktu controller wskazuje, czy produkt ma być konsolidowany, czy nie i jeśli tak, to którą z metod.

Raportowanie

Drugim wyzwaniem było raportowanie wyników po produktach. Dane finansowe zbierane są zarówno dla wykonania, jak i budżetu na poszczególnych miejscach powstawania kosztów (MPK). Dla celów prezentacyjnych i omawiania wyników poszczególnych działów trzeba sumować dane z konkretnych MPK-ów (dodatkowo dla jednej, jak i kilku spółek) i prezentować jako wynik całego produktu. Nie byłoby w tym żadnego problemu, gdyby nie fakt, że jeden MPK może wystąpić w kilku produktach i dlatego zastosowanie struktury budżetowej z przypisaniem konkretnych MPK-ów do jednego produktu było niemożliwe.

W celu uzyskania w EURECE raportów na poziomie produktów został utworzony widok do kostki budżetowej. Kostki i struktury budżetowe zawierają między innymi wymiar MPK, z których poprzez widok tworzone są produkty. Jednak, aby uzyskać oczekiwany efekt trzeba było utworzyć słownik produktów, czyli na sztywno zdefiniowaną listę MPK-ów, która wskazuje dany produkt.

Efektem końcowym tego rozwiązania jest możliwość raportowania i analiz na poziomie produktów, jak i samych MPK-ów, które są zaszyte pod produktem. Wyniki na produktach używane są tylko przy raportowaniu, dane z wykonania i budżetu zawsze są na niższym poziomie, czyli na MPK-ach. Dopiero poprzez sumowanie w widoku poszczególnych ­MPK-ów do produktów uzyskiwane są raporty wynikowe na poszczególne produkty.

***

Przeszkód i wyzwań było wiele. Nie było wdrożonego docelowego rozwiązania zintegrowanego, zarząd miał wysokie wymagania, a do tego przecież jakoś to działało w Excelu. W takich sytuacjach w wielu organizacjach podjęto by decyzje o przeczekaniu, aż wszystko już będzie poukładane.

W Infinite spojrzano jednak na ten temat inaczej. Raporty excelowe, aby mogły zawierać wszystkie dane na MPK-ach i produktach musiały być bardzo duże, zawierały ponad 200 arkuszy i ważyły w okolicach 100 MB. Przejście z raportowaniem do EUREKI pozwoliło uwolnić się z tak dużych plików, a korzyści oraz możliwości analizowania danych są wręcz nie do opisania i porównania. Dodatkowo możliwość szybkiego i prostego zasilania EUREKI danymi poprzez Excel w początkowej fazie pozwoliło zaoszczędzić sporo czasu. Wdrożona i sparametryzowana w ten sposób EURECA z podstawowymi danymi i raportami jest dobrym punktem wyjścia do przygotowania stałych zasileń z budową Hurtowni Danych.

Dzięki możliwości utworzenia widoku z kostki OLAP i umożliwieniu przejścia w „locie” z wyników na MPK na produkty, po pierwsze, istnieje obecnie możliwość używania jednego MPK-a w kilku produktach jednocześnie, a po drugie, jest to rozwiązanie bardzo elastyczne, ponieważ w każdej chwili można szybko i łatwo modyfikować listę i definicję produktów. ­Podczas analizy wyników na produktach zachowane są pełne możliwości raportowania i analiz w EURECE, tj. możliwość zejścia do najniższych poziomów analizy, na poszczególne MPK-i w obrębie produktu, można korzystać z drążenia danych na produkcie, mając „pod spodem” dane dostępne tylko na MPK-ach. Efekty wdrożenia konsolidacji wyników są również bezdyskusyjne i wymierne.

Warto podjąć wyzwanie. Czasem organizacja rozwija controlling w plikach Excel i staje się on coraz bardziej skomplikowany, coraz trudniejszy w obsłudze i coraz bardziej czasochłonny. Wydaje się, że nie da się przenieść tego do rozwiązania controllingowego, aby całość zautomatyzować i zoptymalizować, a często także uprościć. W efekcie jest sytuacja patowa i z upływem czasu się pogarsza. Pliki Excel są coraz większe i coraz trudniej się z nimi pracuje, jednak wydaje się, że są nieodzowne i brniemy dalej. Przykład Infinite pokazuje, że nie należy się bać wdrożenia elastycznego rozwiązania controllingowego. Hasła konsolidacja wyników oraz raportowanie wyników na produktach wydają się być dużym wyzwaniem, ale przy dobrej współpracy zaawansowanego controllera z doświadczonym zespołem wdrożeniowym i sprawdzonego rozwiązania jakim jest EURECA, sukces jest realny.

Wdrożenie w spółce Infinite zostało wyróżnione w konkursie Smart Controller 2020 na najlepszą optymalizację controllingową biznesu z wykorzystaniem systemu ­EURECA, w kategorii Sprytne triki.

Zobacz również

Tekst otwarty nr 78-1/2021

Controlling‑24.pl ‑ 100% praktycznej wiedzy na wyciągnięcie ręki

Controlling-24.pl - 100% praktycznej wiedzy na wyciągnięcie ręki

Jest takie miejsce w internecie, które warto zarekomendować wszystkim dyrektorom finansowym, controllerom i analitykom... Banał? Niekoniecznie... Wystarczy dodać, że miejsce to zawiera całą merytoryczną wiedzę, jakiej mogą potrzebować w swojej pracy. Wszystko w jednym miejscu. Dostępne za jednym kliknięciem...

Czytaj więcej
Tekst otwarty nr 78-1/2021

Robot na czas pandemii. Zweryfikuje wypłacalność klientów i stany magazynowe

Robot na czas pandemii. Zweryfikuje wypłacalność klientów i stany magazynowe

Covidowe obostrzenia i wzrost zachorowań wśród pracowników to wyzwania dla firm produkcyjnych. Pandemiczna rzeczywistość to z perspektywy wielu firm okres większej sprzedaży oraz rosnącej liczby zamówień, przy jednoczesnym braku produktów na stanie, który wynika z tego, że przerwane na różnych etapach łańcuchy dostaw znacznie ograniczyły ich dostępność. Z pomocą przychodzą roboty weryfikujące klientów oraz dostępność towarów i ich zamienników.

Czytaj więcej

Polecamy

Przejdź do

Partnerzy

Reklama

Polityka cookies

Dalsze aktywne korzystanie z Serwisu (przeglądanie treści, zamknięcie komunikatu, kliknięcie w odnośniki na stronie) bez zmian ustawień prywatności, wyrażasz zgodę na przetwarzanie danych osobowych przez EXPLANATOR oraz partnerów w celu realizacji usług, zgodnie z Polityką prywatności. Możesz określić warunki przechowywania lub dostępu do plików cookies w Twojej przeglądarce.

Usługa Cel użycia Włączone
Pliki cookies niezbędne do funkcjonowania strony Nie możesz wyłączyć tych plików cookies, ponieważ są one niezbędne by strona działała prawidłowo. W ramach tych plików cookies zapisywane są również zdefiniowane przez Ciebie ustawienia cookies. TAK
Pliki cookies analityczne Pliki cookies umożliwiające zbieranie informacji o sposobie korzystania przez użytkownika ze strony internetowej w celu optymalizacji jej funkcjonowania, oraz dostosowania do oczekiwań użytkownika. Informacje zebrane przez te pliki nie identyfikują żadnego konkretnego użytkownika.
Pliki cookies marketingowe Pliki cookies umożliwiające wyświetlanie użytkownikowi treści marketingowych dostosowanych do jego preferencji, oraz kierowanie do niego powiadomień o ofertach marketingowych odpowiadających jego zainteresowaniom, obejmujących informacje dotyczące produktów i usług administratora strony i podmiotów trzecich. Jeśli zdecydujesz się usunąć lub wyłączyć te pliki cookie, reklamy nadal będą wyświetlane, ale mogą one nie być odpowiednie dla Ciebie.