Błędy w ewidencji i dokumentacji kosztów

Dokumentowanie kosztów na podstawie ustawy o rachunkowości

Zgodnie z ustawą o rachunkowości do ksiąg rachunkowych należy wprowadzać (w formie zapisu) zdarzenia, które nastąpiły w danym okresie sprawozdawczym. Podstawą zapisów w księgach rachunkowych muszą być tzw. dowody księgowe, które potwierdzają dokonanie operacji gospodarczej.

Zgodnie z ustawą o rachunkowości podstawą zapisów są dowody księgowe spełniające wymogi określone w art. 21 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2023 r. nr 120 ze zm.). W art. 21 tego aktu prawnego wskazano elementy, jakie powinien zawierać dowód księgowy. Są to co najmniej:

1. określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego;
2. określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej;
3. opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych;
4. datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą – także datę sporządzenia dowodu;
5. podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów;
6. stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.

Można nie zamieszczać na dowodzie danych, o których mowa w pkt 5 i 6, jeżeli wynika to z odrębnych przepisów lub techniki dokumentowania zapisów księgowych. W dowodzie może być pominięta wartość, jeżeli w toku przetwarzania w rachunkowości danych wyrażonych w jednostkach naturalnych następuje ich wycena, potwierdzona stosownym wydrukiem.

Możemy wyróżnić trzy rodzaje dowodów księgowych:

• zewnętrzne obce,
• zewnętrzne własne,
• wewnętrzne.

Dowody księgowe zewnętrzne obce – są to dowody otrzymane od kontrahentów; dowody księgowe zewnętrzne własne – są to dowody przekazywane w oryginale do kontrahenta; dowody księgowe wewnętrzne – są to dowody dotyczące operacji wewnątrz jednostki. Ponadto podstawą zapisów w księgach mogą być również dowody:

• księgowe zbiorcze – które służą do dokonywania łącznych zapisów zbioru dowodów źródłowych, które to muszą być w dowodzie zbiorczym pojedynczo wymienione,
• dowody księgowe korygujące poprzednie zapisy,
• dowody księgowe zastępcze – które wystawiane są zastępczo do czasu otrzymania zewnętrznego obcego dowodu źródłowego,
• dowody rozliczeniowe sporządzane wówczas, gdy zaistnieje potrzeba dokonania zapisów według nowych kryteriów klasyfikacji.

Dowody księgowe powinny być rzetelne, tj. zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej, którą dokumentują, kompletne, zawierające co najmniej dane określone w art. 21 ustawy, oraz wolne od błędów rachunkowych. Niedopuszczalne jest dokonywanie w dowodach księgowych wymazywania i przeróbek.

Dokumentowanie kosztów przez podmioty prowadzące podatkową księgę przychodów i rozchodów

Zasady dokumentowania wydatków zaliczanych w ciężar kosztów uzyskania przychodów określone zostały w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 23 grudnia 2019 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz. U. z 2019, poz. 2544 ze zm.). Stosownie do § 11 ust. 3 tego rozporządzenia podstawą zapisów w księdze są dowody księgowe, którymi są:

1. faktury, faktury VAT RR, rachunki oraz dokumenty celne, zwane dalej „fakturami”, wystawione zgodnie z odrębnymi przepisami, lub
2. dokumenty określające zmniejszenie kosztów uzyskania przychodów lub zwiększenie przychodów na podstawie art. 22p ustawy o podatku dochodowym, zawierające co najmniej:
   • datę wystawienia dokumentu oraz miesiąc, w którym dokonuje się zmniejszenia kosztów uzyskania przychodów lub zwiększenia przychodów,
   • wskazanie faktury, a jeżeli nie istniał obowiązek wystawienia faktury, wskazanie umowy albo innego dokumentu, stanowiących podstawę do zaliczenia kosztu do kosztów uzyskania przychodów,
   • wskazanie kwoty, o którą podatnik zmniejsza koszty uzyskania przychodów lub zwiększa przychody,
   • podpis osoby sporządzającej dokument, lub