Oprogramowanie ERP ma pomóc firmie usprawnić jej operacje, jednak może je także skomplikować, jeśli w wyniku błędnych decyzji w czasie wdrożenia nowy system nie spełni oczekiwań użytkowników. Musimy zaangażować pracowników we współpracę z kadrą menedżerską i z dostawcą systemu, żeby firma otrzymała praktyczne oprogramowanie, zwiększające efektywność jej procesów biznesowych.
Cztery główne czynniki pomyślnego wdrożenia
Naszym celem jest pozyskanie platformy, która pomoże pracownikom lepiej wykonywać ich obowiązki i pozwoli zoptymalizować kluczowe dla firmy operacje biznesowe. Możemy potrzebować decentralizacji dostępu do informacji, co ułatwi prace nad sprzedażą, lub generowania automatycznego raportowania finansów, co zaoszczędzi kadrze menedżerskiej czas potrzebny na zarządzanie. Oprogramowanie ERP możemy rozumieć jako system złożony z narzędzi (nazywanymi modułami), który łączy poszczególne departamenty.
Omówimy cały proces wdrożenia ERP po stronie firmy na podstawie czterech czynników sukcesu:
- Dokładna analiza potrzeb biznesowych firmy
Ustalenie celów biznesowych i wybór dostosowanego systemu ERP - Pełne zaangażowanie we współpracę
Wsparcie dostawcy w projektowaniu wyglądu i działania systemu - Ciągła kontrola jakości prac i przydatności rozwiązań
Zapewnienie użytkownikom pomocnego oprogramowania zgodnie z założeniami - Stopniowa adaptacja systemu w firmie
Przygotowanie pracowników do codziennego korzystania z systemu
Etap 1 – przygotowanie projektu
Wybrany kierownik projektu musi wraz z zarządem ustalić cele biznesowe, których realizację ma wspierać poszukiwane oprogramowanie. W wewnętrznym audycie interesujące są dwa kierunki – wybieramy procesy biznesowe do zautomatyzowania1, jednocześnie uwzględniając problemy pracowników, jakie nowy system pomoże rozwiązać.
Przykładowo działy finansów i sprzedaży mogą tracić cenny czas, obsługując klientów w dwóch osobnych bazach. Kolejną zmorą przedsiębiorstw jest ręczny obieg dokumentów, który znacząco spowalnia procesy decyzyjne na każdym szczeblu. W obydwu przypadkach wykorzystamy środowisko ERP w celu usprawnienia tych zadań.
Zebrane wymogi wobec nowego systemu należy jeszcze zweryfikować, ponieważ część z nich będzie niemożliwa do zrealizowania, niepotrzebna albo nierentowna. Ostateczną listę wymagań dla dostawcy ustala PMO (Project Management Officer) wraz z osobą o odpowiedniej wiedzy techniczno-biznesowej (Rysunek 1).
Pozostałe 78% artykułu dostępne jest dla zalogowanych użytkowników serwisu.
Jeśli posiadasz aktywną prenumeratę przejdź do LOGOWANIA. Jeśli nie jesteś jeszcze naszym Czytelnikiem wybierz najkorzystniejszy WARIANT PRENUMERATY.
Zaloguj Zamów prenumeratę Kup dostęp do artykułuMożesz zobaczyć ten artykuł, jak i wiele innych w naszym portalu Controlling 24. Wystarczy, że klikniesz tutaj.
