Raport A3 pomocą w rozwiązywaniu problemów działu finansowego

MC_59_50.jpg

Nadzór nad realizacją celów, delegowanie zadań i odpowiedzialności, analiza problemów, kontrola wskaźników postępu – każdy z tych obszarów doczekał się już szeregu narzędzi zarządzania, metod nadzoru czy sposobów komunikacji.

Realizacje poszczególnych zadań i kontrola ich postępu mogą być wspierane przez rozwiązania cyfrowe, dostęp do nich możliwy jest na ekranie każdego urządzenia i w każdym momencie. Pracownicy czy menedżerowie trzymają wyniki na swoich urządzeniach i w komputerach, korzystając z nich, kiedy są potrzebne. Jednak kiedy nie są potrzebne, bywają niedostępne i zapomniane, nie dając również możliwości wglądu innym osobom, które są zaangażowane w dany temat. Raport A3 umożliwia integrację zarządzania w powyższych obszarach i stanowi nadal w pełni dostępne narzędzie dla wszystkich, którzy są zaangażowani w pracę nad rozwiązywaniem wewnętrznych problemów.

Raport A3 narodził się w japońskiej Toyocie. Należy do najskuteczniejszych narzędzi rozwiązywania problemów i do dziś cieszy się niesłabnącą popularnością wśród liderów i zespołów pracujących w duchu Lean Management.

Prostota w formie

Najważniejsze cechy raportu A3 to jego uniwersalne zastosowanie do rozwiązywania problemów różnego typu oraz określony rozmiar arkusza, na którym jest tworzony. Zastosowanie raportu i jego format to jednak dwie różne historie. Wymiar karty raportu wziął się z prozaicznego faktu – był to największy możliwy format papieru, jaki można było przesyłać wówczas faksem. Możliwość powielania raportu miało znaczenie dla komunikacji rozwiązań i raportowania poczynionych kroków. Uczenie się na błędach oraz dzielenie się spostrzeżeniami i rozwiązaniami to kluczowe cechy radzenia sobie z problemami w Toyocie i innych firmach, które działają w myśl filozofii ciągłego doskonalenia. Rozmiar karty A3 ma również wymiar psychologicznej i fizycznej bariery, utrzymując objętość raportu we wskazanych ramach, co automatycznie nakazuje jego zwięzłość i zawieranie w nim tylko niezbędnych informacji – prosta standaryzacja, lecz w dzisiejszym natłoku danych świetne rozwiązanie.

Samo zastosowanie raportu A3 leży z kolei w fundamencie kultury pracy w Toyocie – w zarządzaniu projektami, delegowaniu zadań, rozwiązaniach problemów, szkoleniach liderów czy zarządzaniu kompetencjami pracowników. Japońskie metody doskonalenia procesów zakładają również jak najefektywniejsze wykorzystywanie narzędzi, dlatego raport A3 stanowi narzędzie proste, skuteczne i o szerokim polu oddziaływania – na procesy, pracowników i podejmowane decyzje. Jego forma przypomina klasyczną tabelę z Excela, którą można stworzyć nawet odręcznie, dlatego narzędzie to nie wymaga specjalnego oprogramowania czy zaawansowanej wiedzy. Podobnie jak inne narzędzia zarządzania wizualnego, można je stworzyć własnym sumptem i dostosować dokładnie do własnych potrzeb, wykorzystując własną wiedzę, pomysłowość zespołu, długopis i papier. Samo jednak stosowanie raportu A3 nie jest proste. Umiejętność posługiwania się danymi w formie zwięzłej i obrazującej problemy, działania oraz rozwiązania wymaga ciągłego doskonalenia tych umiejętności.

Kompleksowość, elastyczność i prostota

Raport A3 to elegancka forma komunikacji z zespołem projektowym, operatorem biorącym udział w projekcie usprawnienia czy nawet pomiędzy kierownikami wyższego szczebla. Na jednym arkuszu papieru można w prosty sposób zintegrować działania wielu obszarów firmy, ujmując w kilku wymiarach rozpatrywaną problematykę.

Kompleksowość narzędzia A3 polega przede wszystkim na tym, że świetnie sprawdza się w każdym obszarze przedsiębiorstwa, jest dostępny dla pracownika niezależnie od zajmowanego stanowiska oraz może stanowić ustandaryzowany w całej organizacji sposób rozwiązywania problemów. Dlatego jego kompleksową funkcję można opisać jako:

  • możliwość usprawniania dowolnych obszarów w przedsiębiorstwie. Dzięki elastycznej formie i dostosowaniu do zasad pracy zespołów, procesów zachodzących w organizacji i metodologii rozwiązywania problemów raport A3 może być wyśmienitym narzędziem zarówno o szerokim spektrum zastosowania, jak też dla pracowników różnego szczebla czy specjalizacji;
  • angażowanie wszystkich członków zespołu biorących udział w projekcie usprawniającym. Dzięki wizualizacji każdego z elementów (problemu, rozwiązania, mierników) pozwala zrozumieć uczestnikom sens i znaczenie podejmowanych działań. Jego fizyczna, namacalna forma jest zawsze dostępna, możliwa do modyfikacji, nie potrzebuje ekranów i oprogramowania, przez co sprawia poczucie utożsamienia członków zespołu z koniecznością znalezienia najlepszego rozwiązania i osiągnięcia wspólnego celu;
  • standard rozwiązywania problemów w organizacji, ponieważ charakteryzuje się jasnymi i ustalonymi zasadami oraz służy jako narzędzie do komunikowania się pomiędzy wszystkimi zaangażowanymi osobami. Dzięki ustalonym zasadom i układowi strony oraz stosowaniu sprawdzonych narzędzi do analizy czy wizualizacji może być łatwo wdrażany i skalowany na różnych poziomach w przedsiębiorstwie. Nauka zasad jego stosowania trwa bardzo krótko, a ustalone reguły łatwo jest zrozumieć i przekazywać kolejnym użytkownikom.

Pomimo że układ raportu A3 można stworzyć w formie cyfrowej, nie nadaje się on do zastosowania jako narzędzie na monitorze czy ekranie tabletu. Jego zadaniem jest integrowanie członków zespołu i zapewnianie interakcji pomiędzy ich pomysłami i spostrzeżeniami, dlatego musi pozostać namacalny i w łatwo edytowalnej formie. Jego kompleksowość nie może również oznaczać, że będzie stosowany do rozwiązywania wszystkich problemów w przedsiębiorstwie. Ocenia się, że jeśli jesteś w stanie problem rozwiązać samemu lub w bardzo krótkim czasie, to stworzenie raportu A3 będzie już marnotrawstwem czasu i papieru. Z kolei duże projekty, realizowane na przestrzeni długiego okresu i wielu wydziałów, powinny być prowadzone za pomocą bardziej zaawansowanych narzędzi. Raport A3 świetnie sprawdza się w środkowym zakresie wielkości zadań – dla małych zespołów projektowych rozwiązujących problemy we własnym zakresie i mogących spotykać się, aby wspólnie omawiać rozwiązania i wyniki.

Metodologia i budowa raportu

Raport A3 to nieskomplikowane narzędzie, lecz nie dajmy się zwieść jego prostocie. Dzięki temu, że jest łatwe w konfiguracji i stoi za nim cała metodologia Lean Management, do jego budowy można zaprząc profesjonalne i precyzyjne rozwiązania służące planowaniu, kontroli i analizie. Raport A3 to bardzo metodyczny sposób działania, w którego sercu leży filozofia ciągłego doskonalenia i cykl PDCA – esencja kaizen. Cykl PDCA składa się z czterech etapów (Plan – Do – Check – Act) i myślenie zgodnie z nim zapewnia trwałe rozwiązywanie problemów poprzez dogłębną analizę, kontrolowane wdrożenie rozwiązania, a następnie jego standaryzację. Dlatego też układ prawidłowo skonstruowanego raportu powinien korespondować z czterema krokami PDCA. Jednak struktura tych kroków zależy już od charakteru organizacji i sposobu rozwiązywania w niej problemów czy charakteru pracy zespołu projektowego. Na Rysunku 1 przedstawiono dwa przykładowe układy raportu A3. Wersja A może być stosowana do projektów o długiej fazie planowania i zbierania dużej ilości danych, po czym następuje szybka faza realizacji. Wersja B z kolei zalecana jest dla problemów już znanych w organizacji, których rozwiązania nie są skomplikowane i można je dość szybko opracować.

Dostęp możliwy dla zalogowanych użytkowników serwisu. Jeśli posiadasz aktywną prenumeratę przejdź do LOGOWANIA. Jeśli nie jesteś jeszcze naszym Czytelnikiem wybierz najkorzystniejszy WARIANT PRENUMERATY.

Zaloguj Zamów prenumeratę
Drukuj

Zobacz również

Archiwum

Polecamy