Przedsiębiorcy w Polsce coraz częściej mierzą się z pytaniem, czy warto postawić na zewnętrzne formy prowadzenia księgowości. W jakiej skali jest to opłacalne? W jaki sposób skonstruować bezpieczne i efektywne środowisko finansowe? Na co postawić? Czy biuro rachunkowe nie będzie za drogie?

Zewnętrzna księgowość finansowa, wewnętrzna służba controllingowa

W Polsce wciąż pokutuje pogląd, że własny dział księgowy jest najlepszym rozwiązaniem, a w mojej opinii jest dokładnie na odwrót. Patrząc na mapę Europy, możemy zaobserwować ciekawe zjawisko, tj. na wschód od naszego kraju księgowy zewnętrzny jest praktycznie niespotykany, natomiast na zachód od nas istnieje bardzo wiele dużych przedsiębiorstw rachunkowych rozliczających firmy każdej wielkości (z ciekawostek mniej znanych – cała wielka czwórka [czyli E&Y, Deloitte, KPMG, PwC] ma swoje „odnogi” księgowo-kadrowe). W Polsce na szczęście świadomość przedsiębiorców rośnie z każdym rokiem, stąd też dynamiczny rozwój podmiotów rachunkowych, aczkolwiek wiele nam jeszcze brakuje do zachodnich sąsiadów. Zastanówmy się więc nad kilkoma kwestiami. Dlaczego firmy Europy Zachodniej działają w ten sposób? Jak zorganizować taki model działania i czy warto?

Nowoczesne metody wymiany informacji

Nieuchronnie zbliża się dzień, kiedy faktura papierowa będzie już tylko niemiłym wspomnieniem. Coraz większa świadomość konieczności dbania o środowisko, a także rozwój technologii kierują nas do tzw. punktu paper out, czyli poziomu zużycia papieru na poziomie zerowym. Znacząca liczba firm generuje już faktury elektronicznie i przesyła je do swoich kontrahentów w formie zdigitalizowanej. I nawet nie musi ich drukować, o ile ma możliwość trwałego zabezpieczenia kopii baz danych. Z informacji przekazywanych nam z Ministerstwa Finansów wiemy, że resort pracuje nad rozwiązaniami całkowicie zmieniającymi proces cyfryzacji faktur poprzez wygenerowanie jednego standardowego formatu wymiany faktur online w formie pliku JPK. Mamy również do dyspozycji technologie takie jak skanery, w związku z czym przekazanie plików do firmy księgowej nie jest już teraz tak dużym problemem jak jeszcze parę lat temu. Zewnętrzny księgowy może na bieżąco otrzymywać dokumenty w formie elektronicznej, a np. raz w miesiącu możemy dosyłać mu resztę papierowych oryginałów, które zostały lub nie zostały zeskanowane wcześniej. W dzisiejszych czasach, dzięki rozwojowi technik komunikacyjnych, księgowy jest dostępny tak, jakby siedział tuż za ścianą w pokoju obok.

Już teraz firmy księgowe korzystają z kilku sposobów przekazywania dokumentów elektronicznych, proponując klientom zewnętrzny dysk sieciowy, dedykowany adres e-mail, na który mogą być przesyłane faktury wystawiane przez podmioty dostarczające swoje produkty do klienta. Wspólne Excele z listami wydatków i ich opisami, kodami projektowymi faktur, dekretami. Niektóre przedsiębiorstwa decydują się na dedykowane aplikacje typu paper flow, które każdy dokument umieszczają w jednym repozytorium cyfrowym, z jasnym komunikatem, jak został ujęty. Komunikacja w dzisiejszych czasach jest zdecydowanie łatwiejsza, rewolucja cyfrowa już jest w biurach księgowych, a lada moment wejdzie też do prawa podatkowego/bilansowego.

Oprócz pracy na dokumentach elektronicznych możliwą opcją współpracy jest praca na wspólnych nowoczesnych narzędziach księgowych. W ten sposób programy sprzedażowe czy magazynowe w łatwy i ciągły sposób przesyłają informacje do głównego systemu księgowego. W znacznym stopniu ułatwia to pracę i przyspiesza rozliczanie przedsiębiorstwa, co jest tym istotniejsze, że informacje podatkowe muszą być przekazywane jak najszybciej.

Przy dużych obrotach firmy muszą mieć na pokładzie kilka osób z controllingu. Po pierwsze, finansowy controlling strategiczny, który określi długoterminowe plany firm w kontekście finansowym. Dobrze więc mieć w firmie kogoś piastującego stanowisko dyrektora finansowego, osobę, która weźmie odpowiedzialność za planowanie finansów firmy, a także za koordynację realizacji obowiązków fiskalnych podmiotu. Jednocześnie ktoś dokumenty finansowe musi operacyjnie przetwarzać, zbierać, opłacać, akceptować wydatki. Zazwyczaj taką pracę w firmie ktoś już wykonuje i nie przekazuje się jej na zewnątrz. Zawsze w firmie jest osoba zajmująca się „miękką stroną” kadr, czyli rozwojem pracowników i kształtowaniem polityki wynagrodzeń. Przeważnie należy ona do kadry zarządzającej, która dba o zespół. Całą „twardą stronę” kadr może natomiast robić biuro rachunkowe, czyli takie rzeczy jak pensje, ZUS, PIT-y spadają w zewnętrzne ręce.

 

Pozostałe 63% artykułu dostępne jest dla zalogowanych użytkowników serwisu.

Jeśli posiadasz aktywną prenumeratę przejdź do LOGOWANIA. Jeśli nie jesteś jeszcze naszym Czytelnikiem wybierz najkorzystniejszy WARIANT PRENUMERATY.

Zaloguj Zamów prenumeratę Kup dostęp do artykułu

Możesz zobaczyć ten artykuł, jak i wiele innych w naszym portalu Controlling 24. Wystarczy, że klikniesz tutaj.

Zobacz również

Metody wyceny aktywów własnych

Metody wyceny aktywów własnych

Wycena inwestycji jest dobra tylko wtedy, kiedy obie strony transakcji wyjdą na niej win-win. Żeby tak jednak było, obie strony działające w otoczeniu gospodarczym powinny posiadać taką samą informację, wolną od zniekształceń. Oczywiście wiemy, że tak nie jest i tak naprawdę któraś ze stron musi zawsze okazać się w dłuższej perspektywie lekko pokrzywdzona. Co zrobić, by nie być po tej gorszej stronie inwestycji? Trzeba nauczyć się kilku podstawowych metod wyceny własnych aktywów.

Czytaj więcej
Tekst otwarty nr 11-12/2023

Rozwijamy się z naszymi klientami i dla naszych klientów

Rozwijamy się z naszymi klientami i dla naszych klientów

Członek zarządu Controlling Systems o tym, jak zmieniał się controlling w Polsce na przestrzeni ostatnich 20 lat, nowych wyzwaniach oraz szansach dla rozwoju systemów controllingowych i znaczeniu czynnika ludzkiego w rozwoju controllingu.

Czytaj więcej

Polecamy

Przejdź do

Partnerzy

Reklama

Polityka cookies

Dalsze aktywne korzystanie z Serwisu (przeglądanie treści, zamknięcie komunikatu, kliknięcie w odnośniki na stronie) bez zmian ustawień prywatności, wyrażasz zgodę na przetwarzanie danych osobowych przez EXPLANATOR oraz partnerów w celu realizacji usług, zgodnie z Polityką prywatności. Możesz określić warunki przechowywania lub dostępu do plików cookies w Twojej przeglądarce.

Usługa Cel użycia Włączone
Pliki cookies niezbędne do funkcjonowania strony Nie możesz wyłączyć tych plików cookies, ponieważ są one niezbędne by strona działała prawidłowo. W ramach tych plików cookies zapisywane są również zdefiniowane przez Ciebie ustawienia cookies. TAK
Pliki cookies analityczne Pliki cookies umożliwiające zbieranie informacji o sposobie korzystania przez użytkownika ze strony internetowej w celu optymalizacji jej funkcjonowania, oraz dostosowania do oczekiwań użytkownika. Informacje zebrane przez te pliki nie identyfikują żadnego konkretnego użytkownika.
Pliki cookies marketingowe Pliki cookies umożliwiające wyświetlanie użytkownikowi treści marketingowych dostosowanych do jego preferencji, oraz kierowanie do niego powiadomień o ofertach marketingowych odpowiadających jego zainteresowaniom, obejmujących informacje dotyczące produktów i usług administratora strony i podmiotów trzecich. Jeśli zdecydujesz się usunąć lub wyłączyć te pliki cookie, reklamy nadal będą wyświetlane, ale mogą one nie być odpowiednie dla Ciebie.